承辦單位需要副本嗎
　　近日，在某個機構演講時，有人問：「承辦單位需要副本嗎？」本人反問：「為什麼問這個問題？」「我們長官交代這麼作！」「有何用途？」「可以留在身邊作為參考！」
　　三十多年前，本人擔任科員時，也有相同的疑惑，想不到文書作業經過多次變革，書寫工具也由毛筆、鋼筆、傳統打字（註一），到現在的電腦，這樣的作法依然存在，真叫做「時空倒轉」。
　　傳統的文書作業，是由承辦人擬辦，經主管初核、覆核及長官決行後，多數直接交由收發單位，進行繕打、校對、用印、登錄、發文、歸檔……等後續工作。承辦人並不清楚：核稿修正情形？長官如何決行？是否業已發文？於是要求收發單位給自己一份副本，一則確定公文業已發出，一則留在身邊，作為續辦參考，當時或有必要。
　　在沒有影印機的年代，要多一份副本，有時用複寫紙，有時刻鋼版油印，有時人工謄寫乙份。無論採用什麼方式，都會增加別人的工作量，倘若只是「留在身邊作參考」，對謄寫者而言，確實有些為難；但若以「副本」方式為之，總能迫使收發單位給自己一份副本。時至今日，不論使用影印機、印表機，或電子文件傳輸，要多少份，都是輕而易舉的事，何須勞累收發單位多發一份副本，頂多請收發單位影印一份，作為「抄本」（註二）即可。
　　依照《文書處理手冊》第10點規定，副本與正本都須蓋用印信或章戳，既蓋有印章，即是法律上的「公文書」。再依《公文程式條例》第9條規定：「……收受副本者，應視副本之內容為適當之處理。」所以，接到「副本」的單位，仍須為適當處理，至少要有「簽存」的動作，並且依規定歸檔；否則，任意毀棄，可能有《檔案法》第24條：「明知不應銷毀之檔案而銷毀者，處二年以下有期徒刑、拘役或科或併科新臺幣五萬元以下罰金。」的疑慮，如果屬於機密公文，後果更是嚴重！
　　既然「副本」屬於公文書，又不能任意損毀或遺失，如果僅作為參考用，請目前仍然沿襲這種作法的機關或個人，務須依照《文書處理手冊》第31點第5項規定：「……機關內部得以加發『抄本（件）』之方式處理。」以免因無心毀棄，而觸犯法律，可謂得不償失。

註一：傳統打字，原理與「英打」相同，只是將鉛字置於大鍵盤內，再利用敲打方式，透過色帶，打在公文紙上。
註二：抄本，顧名思義就是「手抄的版本」，在沒有影印機的年代，要多一份公文，即請人謄寫乙份，經蓋用印章者，稱之為「副本」；未蓋用印章者，稱之為「抄本」。如今，抄本多以影印機影印處理，但仍沿用「抄本」的名稱。（後記：「抄本」2字，無須在意以辭害意。現在少有用筆寫字，多數用鍵盤輸入，因此不能稱「筆者」，而稱「鍵人」；又有不用鍵盤而用觸摸，應稱「觸生」。「筆者」2字，同樣有「以辭害意」情形。）