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留言 (389):
Lee Sun
2024/02/06 08:41

夏老師您好

最近有許多人民陳情案件,若是由總統府(或總統府秘書長)轉文行政院、OO部、OO局(逐級轉下)處理,又須以總統府(或總統府秘書長)為正本受文者的回復案件,其直接稱謂用語為何?稱鈞府(或鈞府秘書長)?再請教夏老師,依您以前的解說,行政院秘書長與OO部為相等位階,那總統府秘書長的位階為何?

謝謝。

Email:E-Mail URL:URL
各機關對總統府均可當作上級機關,所以稱總統府為"鈞府",稱總統府秘書長為"鈞府秘書長",均屬正確。至於總統府秘書長的位階,早年比照五院院長,後經立法委員表示異議,因此不再比照。但依行政慣例,總統府秘書長位階仍高於部會首長。夏老師2024/02/09 20:23 回覆
寬寬
2023/12/27 19:57

目前處理公部門所租用私人土地遭第三人占用案件

簽呈內容:略以...擬參照各機關經管國有公用被占用不動產處理原則先行追收五年使用補償金..

因是私有地,文書處理擬辦內容參照用詞是否有不當之處

Email:cmkkaun@gmail.com URL:URL
"參照"是參考援用之意,應該沒有問題。夏老師2023/12/31 19:41 回覆
Lee Sun
2023/12/27 16:34

夏老師您好

請教”案陳”及”請核轉”用語:

若本局人事處收到OO部人事處O年O月O日O字第OOOO號函,如須以局函轉文,說明一、依據會寫:依據本局人事處案陳OO部人事處O年O月O日O字第OOOO號函辦理;如僅簽報首長,可否寫成:依據職處案陳OO部人事處O年O月O日O字第OOOO號函辦理;查"案陳"為發函時使用,宜否用於簽?另外,可否寫成常用的:依據OO部人事處O年O月O日O字第OOOO號函辦理。

據查”請核轉”為請上級審核並再轉報上一級之用語,曾經見過”請核轉OO局審核。”惟OO局非本單位上級之上一級,宜否仍用請核轉,或有其他用語?

謝謝。

Email:E-Mail URL:URL

貴局人事處收到OO部人事處O年O月O日O字第OOOO號函,如須以局函對外行文(註:"轉文"另有其他意思),可以使用"依據本局人事處案陳OO部人事處O年O月O日O字第OOOO號函辦理"。至於內部簽辦,可逕用"依OO部人事處O年O月O日O字第OOOO號函辦理"

核轉非貴局上上級單位,用”請核轉OO局審核。” 若早已行之有事,應該沒有問題。

附帶一提:提問中有"職處"二字,係用在民國62年公文改革以前的老式公文。公文改革後,依《文書處理手冊》18.3.1.規定,用"本處"即可。

夏老師2023/12/31 20:15 回覆
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2023/12/08 18:39

謝謝老師上次就事前事後問題的解答。

同問題,承如老師說的,屬併列短句要用「分號;」,不屬併列短句的話,是不是就要用「逗號,」呢?

Email:E-Mail URL:URL
沒錯!但仍須視語氣而定,如有感嘆、命令、請求、勤勉等文句,可用驚嘆號。總之,標點符號不要過於單調,全文僅用逗號與句號而已。夏老師2023/12/14 17:40 回覆
Lee Sun
2023/12/06 11:59

夏老師您好

一、文書處手冊十九、(三)2、(3)庚、規定:如有附件,「得」在文內敘述附件名稱及份數;正、副本檢附附件不同時,「應」於文內分別敘述附件名稱及份數。

二、在函中主旨段常見「檢送○○會議紀錄,請查照」、「檢送○○紀錄如附件,請查照」、「檢送○○紀錄1份,請查照」、「檢送○○紀錄1份如附件,請查照」、「檢送○○紀錄1份(如附件),請查照」;說明段亦常見「附陳○○紀錄。」「附陳○○紀錄如附件2。」、「附陳○○紀錄1份。」、「附陳○○紀錄1份如附件2。」、「附陳○○紀錄1份(附件2)。」等。

三、在上一、前段僅規定「得」在文內敘述附件名稱及件數,故實務常見上二、不同表示方式,如未註明份數或「附件○」,故請教較正確的用語為何?又上一、為有關函之規定,如在簽中是否宜另有不同的表示方式?

四、依「文書處理手冊」三十一、(四)規定:「附件」:請註明內容名稱、媒體型式、數量及其他有關字樣。另在「文書處理相關釋例」釋示,所謂其他有關字樣,例如倘已於函之主旨或說明段內敘明附件之內容名稱、數量等情,即可於「附件」位置填列「如文」、「如主旨」或「如說明○」等字樣。是否在文內需要「同時」敘明附件之內容「名稱」及「數量」時,始可在附件位填列如主旨等其他字樣,實務上常未敘明數量。

謝謝。

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附有附件的「函」「簽」,其用意略有不同。函文內的附件名稱及份數,旨在讓受文單位的收發人員,容易核對來文的件數。簽文內的附件,旨在讓主管及決行長官便於翻閱附件內容,因而常有「附件一」、「附件二」……等區分。所以,函文若附有許多附件,常在說明最後一項,列出附件的名稱及份數,而在管理資料的第5項寫「如說明0」夏老師2023/12/14 17:56 回覆
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2023/12/03 23:48

老師好:

若要在某規定內修訂有關"事前..."及"事後..."之規定,則在"事前..."與"事後..."之間,要使用那個標點符號,才能顯示出該法條是指"事前"與"事後"之要件皆要具備的意思,而不是各自獨立的意思?有勞老師指導。

Email:E-Mail URL:URL
你所說的「事前」及「事後」,本人不是很清楚,可否舉個舉子。不過,從語意上來說,「事前…」及「事後…」若同時出現,是兩個「併列的短句」,依《文書處理手冊》附錄4、標點符號用法表,當中用分號「;」。夏老師2023/12/05 17:56 回覆
小小
2023/12/01 17:10

夏老師,您好:
請問「公文處理時限暨逾期懲處標準表」中關於「限期案件」承辦人簽辦敘稿時間規定如下:
限辦時限6日以下,處理時限為1/3;限辦時限超過6日,處理時限為2/3,
請問上開1/3及2/3是以何為計算標準?

如何計算出限辦案件承辦人簽辦敘稿時間?

懇請老師撥冗解惑?不勝感激!

Email:sslgracep@gmail.com URL:URL
所提「公文處理時限暨逾期懲處標準表」,是本人退休後才訂定,所以1/3及2/3是以何為計算標準?本人不清楚,無法回復。夏老師2023/12/05 17:50 回覆
Lee Sun
2023/11/10 14:30

夏老師您好

請教:若收到機關內部單位文,例如○○部總務處收到該部人事處的處函,應以單位文(○○部總務處函)回復,或是亦可以機關文(○○部函)回復?

謝謝。

Email:E-Mail URL:URL
收到機關內部單位文,須要使用實體文件回復時,當然用單位的文,無須使用機關文回復?此外,依《文書處理手冊》45.4.規定:同一機關之內部各單位必須以書面洽辦公務者,應以書函或便箋行之……並儘量利用電子方式處理。此一規定,併請參考!夏老師2023/11/15 17:46 回覆
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2023/10/19 15:27

老師好:

依教育部國語辭典對「冗長」之釋義為〈多餘而無適用〉及〈文辭枝蔓而長〉,另查閱保訓會決定及司法相關判決,對於時間或過程較長,均有以「冗長」文字表示之紀錄,個人在簽辦公文時,亦同樣會使用這類語詞,但卻遭長官以其意為〈多餘而無適用〉要求刪除,想請問老師,難道這語詞不能使用嗎?還是長官個人認知有問題?

Email:E-Mail URL:URL
語言文字不夠精簡,常用「冗長」來形容,是否可以用在其他地方,可能要看整句而定。由於你提供的內容不很青清楚,本人無法認定。夏老師2023/10/22 20:46 回覆
李大明
2023/09/27 11:16

夏老師您好

請教:最近有許多機關進行組織改造,若要依改造前機關函文回復資料時,說明一之依據應如何撰寫?例如:改造前為經濟部中小事業處,改造後為經濟部中小及新創企業署,應寫:依「前經濟部中小事業處」○年○月○日○字第○○號函辦理,或「經濟部前中小事業處」? 較為妥適。

謝謝。

Email:E-Mail URL:URL
所提:若要依改造前機關函文回復資料時,以「改造前為經濟部中小事業處,改造後為經濟部中小及新創企業署」為例,「說明」的寫法有二:

一、依貴署前身經濟部中小事業處000年00月00日○○○字第0000號函辦理。

二、依前經濟部中小事業處000年00月00日○○○字第0000號函辦理。

註:第一種寫法,以受文者「經濟部中小及新創企業署」為對象,但所依據的公文是在其成立之前,因此用「依貴署前身.......」。第二種寫法仍以受文者「經濟部中小及新創企業署」為對象,但視經濟部中小事業處為第三人稱,此種寫法尚可應用在非以「經濟部中小及新創企業署」為對象的公文。以上說明,請參考!
夏老師2023/09/27 19:58 回覆