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開口就説對話(9)
2020/01/13 21:24
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Crucial Conversations 
Tools for Talking When Stakes Are High
如何在利害攸關、意見相左或情感失控的關鍵時刻話險爲夷?

第9章  開始行動 -- 如何將關鍵對話轉爲行動和結果

前面已經已經説明,將更多語意投入共享庫中是有助於對話的。這個做法可以幫助人們做出聰明的決定,進而引導出明智的、一致的、堅決的行動。但即使共享庫中已有更多的語意,甚至雙方都放進了各自認同的語意,也並不保障我們對於如何處理這些語意有共識。

例:當團隊或家人聚集討論出一堆想法後,卻仍然無法將這些想法化爲行動,原因有二:
(1) 他們對於要如何達成決議,抱持的期望不明;
(2) 他們不能完美執行最後的決議。

當人們從“投注語意進入共享庫”進展到“行動”時,正是新挑戰出現的高峰期。誰要扛下這個任務?可能有爭議。到底該如何決定?情緒張力可能很大。接下來將介紹如何解決這些問題。
(個人心得:談話的目的是爲了解決問題,但如果有了結論卻無法執行,那麽一切終將回到了原點。我一直都很希望學習如何培養執行能力,對於接下來的内容,我很期待)


對話而非決議

關鍵對話最危險的兩個時機,通常就是在起點與終點。對話之初之所以有危險,是因爲你要想辦法建立安全感,否則情況就會走岔。對話結束時可怕,是因爲若你不審慎去理清從你的共享語意庫得到的結論和決定,之後就可能會出現不符期望的事。

有兩個時機最容易出差錯:
如何達成決議?首先,人們可能並不瞭解要如何達成決議。
例:一個星期前Carla和Wayne進行了一場關鍵對話討論旅游計畫。兩人都坦白而尊重地提出了自己的想法和喜好。過程不容易,但最後他們決定郵輪之旅最適合兩人。可是當Carla剛剛看到Wayne放下一份郵輪三日游的行程表,還説他已經預約了,甚至花了500美元買了一套外出穿的服裝時,她顯得有些火大,讓以爲她會很開心的Wayne嚇壞了。因爲Carla只是原則上同意郵輪旅行,但並未同意目前這一趟的郵輪之旅計畫,Wayne以爲任何郵輪之旅都可以,所以就自行決定了。
(個人心得:夫妻倆花了很長的時間和精力,好不容易有了一點共識,但還未最後做決定,此時單方面行動很容易就會“踩雷”)

我們到底要不要做決定?決議的第二個問題就是決定不了。可能是原本的想法溜走了,消散了,或者人們想不出該怎麽處理這些想法,也可能每個人都等著別人來決定。不管是哪一種,就是遲遲做不了決定。
(個人心得:作爲重度拖延症患者的我,很能理解這是一種怎樣的情形,不然我就搬家了


決定如何做決議

如果能在做決定之前,相關人等先決定好如何做決議,那上述兩個問題即可迎刃而解。對話不是決議,對話只是一個將相關語意投入共享庫的過程。這個過程需要全員參與,因爲每個人都能因此分享他們的語意——實際上也是鼓勵大家都提出自己的語意——但卻並不表示他們一定可以參與所有的決策。為免有違期待,要將對話和決議區隔開來。要表明將如何形成決議——哪些人可參與,以及選擇這些人的理由。
(個人心得:感覺有點類似“選舉人”和“被選舉人”之間的關係,我們需要你的那一票,但你並不參選,所以也沒有機會當選)

當權力角色分明時。當你位高權重,就由你決定要用哪一種決議方式。如經理人和父母可以決定如何做決議,這是他們身爲領導人或監護人的職責之一。

當權力角色不明時。在沒有明確的權力角色時,要決定如何做決議就會很困難。如之前曾提到的家長和老師對話的案例,討論女兒是不是應該要留級。此時校方和家長都有各自的立場和身份,無法立刻辨別應該由誰來做決議。

權力角色不明的例子正好適合對話,所有的參與者都必須將自己的語意投入共享庫之中——包括他們認爲要由誰做最後決定。此時必須討論這一部分的語意,如果不公開討論由誰決定及其理由,彼此的意見天差地遠,最後就可能陷入激烈的爭吵,也許只能在法庭上解決。

就以上案例,此時家長該如何處理呢?公開討論孩子的能力和興趣,也談談要如何做出最後的決定。別在開場白裏就提到律師或官司,那樣只會削弱安全感,形成敵對的氣氛。家長的目標是要針對孩子進行公開、坦誠、有益的討論,而不是威脅或者壓倒教育者。

當決策權劃分不清時,就運用你最好的對話技巧,將意見加入共享庫,一起決定如何做決議。
(個人心得:很贊同這個觀點,有什麽話好好説,大家一起討論決定)


四種決議方法

命令

從零參與度的決議開始,有兩種情形:
1) 可能是外部力量對我們下命令(讓我們沒有轉寰餘地的命令),如工作安排,格式合約等等。此時我們的工作不是決定做什麽,而是決定如何使命必達。 
(個人心得:法律上有規定——如果發生糾紛,格式合約將按照不利於制定人的方向來解讀,因爲制定人在制定的時候肯定會照顧自己的權益,爲了維護公平正義,適當傾斜才是最好的解決問題的方法)
2)或者我們將決策權交給他人,然後再遵照他們的領導(我們不很在乎有沒有參與——就讓別人去做這件事)。此時我們可能認爲這是一個無關緊要的問題,我們不在乎是否參與,或者我們完全相信代表人有做出正確決定的能力,更多的參與並沒有什麽幫助。在强勢的團隊和良好的關係裏,大多數的決策都是將最後的抉擇權,交給我們認定具備優秀決策能力的人。我們並不想浪費自己的時間,所以很樂於將決策交給別人。
(個人心得:命令有分强迫和自願之分,不過大多數情況下,我覺得還是自願比較多)

咨詢

咨詢的流程,是決策者在做決定之前,請他人來强化他們的決定信念。你可以咨詢專家、代表人,甚至任何可以提供意見的人。咨詢是非常好用的方法,可以爭取意見和支持,但不會阻礙決策過程,至少不會拖太久。睿智的領導人、父母、甚至配偶,常常會這樣做決定。他們收集意見、評估選項,做出抉擇,然後再公告周知。
(個人心得:做決定前參考他人的意見,可以有效幫助決策者避免盲點和減少做錯誤決定的幾率,我個人在做決定前,是比較喜歡咨詢他人意見的)

投票

投票最適用於效能第一優先的時候——讓你從多個好選項中做挑選。例如:小組成員不想浪費時間在選擇上面,大家討論完選項之後,然後要求投票。在面對幾種都還不錯的選擇時,投票是省時救星。但若小組成員不願支持任何最後決定時,這個方法就不適用了。此時是采用共識的最佳時機。
(個人心得:個人覺得,這是排除衆議最好的方法)

共識

共識,表示你們要一直談到每個人都真心同意某一決定。這個方法能創造極大的團結和高品質的決議,但如果應用不當,也可能浪費大把時間。所以只能用在:1)利害攸關和複雜的主題;2)最後抉擇必須獲得全員支持的主題。
(個人心得:感覺不同議題采用的方法都不一樣啊,但重要的抉擇往往還是建立在有共識的基礎上比較妥當)


如何抉擇

四個重要問題
運用四種決議方法時,要考慮以下問題:
1. 誰在意?決定誰是真正希望參與決策,以及哪些人可能受到影響。這些都是必須參與的候選人,不要讓那些不在意的人參加。
2. 誰瞭解?找出誰具備幫你做出最佳決策所需的專業。鼓勵這些人參加,不要讓那些提不出新資訊的人加入。
3. 誰必須同意?想想對你的決定有權力或影響力的人之中,你可能需要哪些人的合作。最好邀請這些人參與,不要之後才讓他們大吃一驚,引發他們公開的抗拒。
4. 需要多少人參與?你的目標應該是盡量少讓些人參加,但同時仍兼顧決策的品質,並獲得衆人的支持。要問:“我們的人夠不夠做出好決議?是否還有其他人必須參與,才能獲得他們的承諾?”

你呢?這裏有個很好的練習,適合團隊或配偶試試,尤其是那些對決策感到無助的人。
列出團隊或關係中最重要的一些決定,然後運用四種決議法,討論每一個決定現在是如何做決議的,以及未來應該如何做決議。
在討論過每一個決定後,再決定你們未來要如何做決議。針對你們決議方法進行一場關鍵對話,可以解決許多讓人感到挫折的問題。
(個人心得:我是個對決策感到無助的人,所以我以後一定會找機會好好做做這道練習^^)


指派任務——將決策化爲行動

當你已經進行完健康的對話,填滿了語意庫,決定要如何從語意庫中取用資訊,以及最後達成決議,那麽現在就是開始行動的時候了。有些事可能在討論中就已經完全解決掉了,但還有許多事需要有人或團隊來處理,所以你必須指派任務。

此時要確認你考慮了以下四個要件:
> 誰來做?
> 做什麽?
> 何時完成?
> 如何追蹤?

誰來做?
如果你不確實指派任務給專人負責,那麽你費盡心力做成的決議,很可能是一場空。
再分配任務時請注意,沒有所謂的“我們”。因爲即使人們沒有逃避工作的意圖,“我們”二字也會容易讓他們以爲有其他人會負責。
每項工作都要指派給專人負責,在家庭裏尤其如此。如果你想找人分攤家務,就要確認每一項工作都有專人負責。也就是説,如果你分配兩、三人做同一件事,就要指派其中一人擔任負責人,否則之後一定會發生互相指責、推諉卸責的亂象。
(個人心得:分工明確,權責分明,的確是管理人必須具備的認知和能力)

做什麽?
你一定要清楚説出你想要的明確結果。期望愈模糊,失望的可能性就愈高。當你與他人一取得對某件工作的共識後,要馬上將你希望的細節都交代清楚。
例:夫妻常常因爲這類問題而吵架,當一方沒有花時間好好思考“成果”,之後會因爲根本未説出口的期望落空而感到失望。只要你曾經和摯愛的人一起裝潢房間,你就會明白這種感覺是什麽。因此最好花點時間理清你的期望,而不要浪費資源,最後還傷了感情。
為理清期望成果,可運用對比法。如果你曾見過別人誤解任務,就解釋一下常見的錯誤,佐證説明你不想要什麽結果。如果可能,就舉出實際例證,別只是抽象説明,而是提出類型或例子。
期望成果的圖像愈清楚,大失所望的幾率就愈小。
(個人心得:明確表達期望或要求,可以減少他人的誤會,從而節約時間。在工作中,寫SPEC的人如果能注意到這些,進入開發和測試環節後,就可以避免很多無謂的誤會與爭執。不過我也理解,規格變動在開發階段總是難以避免的,所以更需要大家具備耐心和“就事論事”的態度)

何時完成?
沒有期限,或期限不明的任務,只會引發罪惡感,而不是刺激出行動。沒有截止期限的目標不是目標,只是方向而已。
(個人心得:對於重度拖延症患者而言,期限的確是非常好的刺激工具^^)

如何追蹤?
一定要就任務後續追蹤的頻率和方法達成共識。可能只是簡單的一封電子郵件,確認方案完成,也可能是小組或家庭會議時的完成報告,通常在過程中都還有進度報告。
可以簡單地只是指明任務完成需要如何回報,例:你寫完功課後,打電話告訴我,就可以和朋友出去玩,可以嗎?
也可以采用milestone的方式,但需要注明milestone的明確日期。這種通常在工作中比較常見。
請注意:如果你希望他人負責,就必須給他們負責的機會。每一項任務都要建立追蹤機制。


記錄工作

如果你完成了一次關鍵對話,請寫下結論、決議和任務等等細節,記得要記錄誰在什麽時間之前要做什麽事,在關鍵時刻(通常就是下次會議時)溫習你的記錄、檢討你的任務。

在你檢視該完成的工作時,要讓該負責的人扛起責任。若有人未履行承諾,可參考運用STATE陳述法來討論這個問題。讓負責人扛起責任,不只能提高他們兌現承諾的動機和能力,也創造了同心協力的文化。


總結

——開始行動
將你成功的關鍵對話化爲成功的決議、同心協力的行動,要先避開兩個陷阱:違背期望和無所作爲。

決定如何做決議
> 命令。不邀請別人參加,直接決定。
> 咨詢。向一群人收集意見,再由其中一部分人做決定。
> 投票。多數人的共識形成決議。 
> 共識。每個人都同意,並支持最後的決定。

清楚地結案
決定誰在何時之前做什麽事,清楚説明期望的成果,設定後續追蹤時間,記錄每個人的承諾並加以追蹤。最後,要讓人們對自己的承諾負責。


讀後感:

本章學習的内容是我目前覺得自己很需要成長的地方,相比較本書談到的其他部分,如談話動機,建立目標或建立安全感等技巧,決策和行動是我曾經處理得還算不錯,但現在卻明顯退步的地方。我自己也忍不住多次思考,爲什麽會出現這樣的現象呢?

大學畢業之後,我曾經得到過一份很不錯的工作作爲我職業生涯的新起點,因爲這一切來得看似十分理所當然,所以我對自己的一切都感到非常有信心。加上那時因爲得到了部門最大的主管的賞識和支持,在很多任務的完成過程中,我几乎都可以很順利地得到各種資源,所以那個時候的我,完全不知道怎麽叫做害怕。我既不害怕做決策,也不害怕去行動。

可是事易時移,幾年後,提拔我的大主管退休,而我自認爲自己遭遇了人生中第一次事業危機,因爲我發現新來的主管似乎不是太接受我。其實如果讓現在的我來面對這樣的局面,應該就不會出現當年的那些問題,因爲現在我的心態已經完全不同了。仔細想來,早在原主管退休之時,我就已經在心裏寫下了新主管的“大惡人故事”吧。

那時的我正處於茫然無措的階段,所以當我看到沒有任何經驗的同事從新加坡歸國之後,輕輕鬆鬆就可以取代原本早已規劃屬於我的位置時,我整個人瞬間被擊潰了。在我接下來的職業生涯中,照樣也出現了各種高高低低,雖然不見得有第一次那麽順利的起點,可是還是有很多主管和同事願意給我機會成長。但我卻發現——我變了。

我逐漸意識到自己是個不太喜歡做決定的人,也就是在工作中不是很果斷。也許是因爲信心不足的緣故吧,我回憶2019年上半年有段時間在處理工作事務時,我總是要問主管或其他人很多很多的問題,因爲當時我擔心我處理不好,所以我總是小心翼翼,但卻造成了其他人的不便。

這個部分之後我已經總結過了原因,其中很大一部分是過分壓抑負面感受造成的自責,同時也因爲“不學這個專業”的原罪讓我對自己沒有自信,還有一個被隱藏起來的原因就是——我不願意面對不好的局面,或不願意對不好結果負責。

是的,我不想承擔管理失敗的責任才是我無法真正發揮能力的最主要原因,其他的都是我爲自己找的藉口。不學這個專業,和美國遠距離溝通,不瞭解他人的想法,沒有公信力這些因素固然存在,可是我什麽主動決策都無法做出,其實都是因爲我害怕我會做錯事情。
我總能找到理由説服自己不做決策。爲什麽?因爲我不願意承擔決策失誤之後的責任,我害怕會失敗。

刨析自己不是一件容易的事情,我是什麽時候從那個“初生牛犢不怕虎”的熱血青年變成“畏首畏尾”,完全不敢出頭的人呢?我想應該是我第一次事業危機處理不好的時候就改變了我吧。當我不再衝動之後,我發現我就更沒了勇氣,所以《勇氣的力量》這本書還是要再借來好好看看的。

不過好消息是,最近我在這個部分已經改善了很多,可能是因爲我比較熟悉現在負責測試的舊產品的緣故吧。終歸是立基不穩才會對工作畏手畏脚,無法施展拳脚。當我發現了自身的不足之後,我決定用新的行動來改變目前的困境。所以明年如果有合適的機會的話,我還是要繼續報讀相關的課程,讓自己能夠更加深入地瞭解這個行業,或者瞭解Back-end與Front-end的工作原理,這樣才能更好地與同事溝通,和發揮我在其他方面的能力與實力。

很高興我再次意識到了自身的不足,可我並不覺得我不完美有什麽不好,但是我覺得學習的過程很美好。我很享受自己不斷成長的經歷,也很享受自己在這次生命旅程中扮演各種角色的快樂。你看,我曾經是學生,律師,專案經理,銀行職員,留學生,老師,現在是作家和工程師,哈哈,我嘗試了這麽多個行業,體驗了這麽多種生活,這樣的人生讓我覺得無比興奮和快樂!




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