續評《文書處理手冊》之修正

　　民國99年1月，行政院修正《文書處理手冊》，本人張貼一篇「《文書處理手冊》修正評析」文章（註一），在無名小站有眾多網友點閱，也得到不少回應。本（104）年4月28日再次修正，依例略述芻見。

　　本次修正幅度不大，除文字力求精簡、一致外，缺乏實質意義，例如：對「書函」重新定義，增加「會勘通知單」1種，增列「逾30年機密文書之處理」…等，若不修正，亦無傷大雅。至於本人期望修正之處，未見變動，殊屬可惜！其中，又把「便箋」解釋為「便簽」，更容易造成誤解。

　　現行《文書處理手冊》，係依62年訂頒的《行政機關公文處理手冊》修正而來。其中，作業要求8項因當年排版錯誤，遺漏1項；行政院乃於民國63年7月17日以台63秘字第5415號函，請各機關更正為8項。民國74年，《文書處理手冊》初訂時，或許以未經更正的《行政機關公文處理手冊》為藍本，以致與附錄的「行政機關公文製作表解」不符。惟作業要求僅係宣示性質，少1項無關宏旨；本人建議將附錄去除1項（註二），方能前後一致，本次修正已予去除。

　　《文書處理手冊》41.4：「文號11碼，前3碼為年度，中間7碼為流水號，最後1碼為支號，其中支號係供作雙稿、多稿公文用。」近日，行政院以「院臺綜字第1040127907號」函請各機關，爾後有關期望、目的及稱謂用語，均無須挪抬（空格）書寫（註三）。足見行政院也未依規定採11碼；且雙稿與多稿，均非常態，又因目前使用「線上簽核」，已失其作用，為此讓所有公文都增加1碼，不符比例原則！不如一稿一文號來得有效益。是以，未來可將「文號11碼」的規定，加以修正。

　　本次將「便箋」修正為「便簽」，顯然有些牽強！手冊初訂時即有「便箋」1種，但未作解釋；其後，與「箋函」合併解釋為：「以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用。」至於「便簽」，係因簡單或例行案件，不採「簽」的「主旨、說明、擬辦」3段式，而採條列式或敘述式簽擬，即俗稱為「便簽」（註四）。所以，便箋與便簽不僅性質不同，對象也不一樣（註五）。本次修正理由為：「便箋即便簽」，著實令人意外！

　　「手冊」雖屬行政規則之一，但與「規程」、「辦法」、「準則」等性質不同，比較像柯Ｐ所強調的ＳＯＰ。即以最重要的「函」為例，手冊初定時，在第11點明確規定各項「函的製作要領」，可以讓人「照表操作」；如今，函的作法散見各點，如不前後對照，難以一目了然；另外，在18.1增加「應予照准」、「未便照准」等准駁用語，若置於18.2，或許更為適當。

　　《文書處理手冊》作為處理文書作業的準則，不僅公務員奉為奎臬，業界也列為重要參考；如今，手冊業已經過多次修正，顯得支離破碎，應該再作一次總整理。

註一：參閱【文書作業問題/《文書處理手冊》修正評析】乙文。

註二：參閱【文書作業問題/公文製作的作業要求】乙文。

註三：參閱【文書作業問題/從無須挪抬說起】乙文。

註四：見國家文官學院印行「公文製作及習作」（修訂五版）第52頁。

註五：參閱【文書作業問題/便箋及便簽】乙文。