承辦人要有處事的能力

　　曾在某個農會上課，總幹事（相當於機關首長）特別請求本人，強調承辦人必須簽處意見，不能僅寫「請指示辦理」；再者，需要派人參加會議時，也不能僅寫「請指派人員參加」。

　　聽聞之後，極為訝異！類似寫法，到「股長」就必須交還重擬，怎麼可能陳送到總幹事手上。當時，只覺得鄉村農會不具處理公文的能力與認識，情有可原，或許僅是個案而已。嗣後，與向某位層級較高的農會幹部，提及此事，她說：「這種事，在各級農會比比皆是！」頓時感到事態嚴重，特別撰文，以饗網友。

　　依照《文書處理手冊》第28點第7項規定：「簽具意見，應力求簡明具體，不得模稜兩可，或晦澀不清，尤應避免未擬意見而僅用『陳核』或『請示』等字樣，以圖規避責任。」另依第30點第3項規定：「承辦人員對於承辦文件如未簽擬意見，應交還重擬，再行陳核。」所以，承辦人員對於文書的擬辦，應查明全案經過，依據法令作切實簡明的簽註，不能簽請長官指示辦理。茲舉以下兩件案例，說明如何簽處？

　　第一件：假設行政院為修正《文書處理手冊》，通函各機關派員參加研討。承辦人就必須有能力，協調出一位人選，讓長官批示「如擬」，或者協調數位人選，讓長官擇一人參加；長官若有其他人選，自然會另行批示。

　　第二件：假設行政院已將《文書處理手冊》修正完成，並通函各機關按新規定實施。承辦人就必須先了解新規定有那些？如果認為修正頗多，可舉辦講習會，邀請專家向全體同仁講解；不然，將修正重點特別標明，通報全體同仁查照；最拙劣的處理方法，就是貼在「公布欄」，公告周知。