公文製作－說明篇

　　依照行政院《文書處理手冊》（以下簡稱《手冊》）第16項第3款的解釋：「說明：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於『主旨』內容納時，用本段說明。」所以，「說明」一段旨在針對案情，提出補充說明，重點在於「敘述」二字。

　　「說明」一段，所要的敘述範圍如下：

一、來源：製作公文不像作文，可以憑空想像，必須有憑有據。大凡公文的憑據，概有以下三項：

（一）法規及文件：法規，包括：法律、命令、內規……等；文件，包括：會議紀錄、計畫、方案……等，例如：《手冊》提供的範例，「依本院00年00月00日第○○次會議決議辦理。」及「依據公文橫式書寫資訊作業實施計畫第5點實施方式及推動時程之（三）辦理。」（註一）

（二）來文：包括回復來文，或根據來文轉予其他機關者，均應在「說明」段內敘述來文的機關名稱、日期及文號。例如：《手冊》提供的範例，「依據本府人事處案情貴局00年00月00日○○字第0000000000號函辦理。」及「依　鈞府00年00月00日○○字第0000000000號函辦理。」（註二）

（三）事實：若非根據法規或來文，也可根據本案所涉事實。例如：《手冊》提供的範例，「鑒於國際間交往日益密切，文書資料往來頻繁，歐美文字均以由左至右橫式排列，國內目前直式書寫遇有引用外交或阿拉伯數字時，往往形成扞格。」（註三）

二、理由：陳述理由是「說明」一段的重點，尤其要說服他人時，更須作詳盡的敘述，並提出問題所在。例如：《手冊》提供的範例，「據查目前各級機關學校對營繕工程仍有未按規定公開招標，或施工期間變更原設計，以及一再請求追加預算，致弊端叢生，浪費公帑。」（註四）

三、經過：處理案件的經過，而有敘述之必要時，亦可在「說明」段內提及。例如：《手冊》提供的範例，「經提本(00)年00月00日本院第0000次會議決議：『通過，送請立法院審議。』」（註五）

四、其他附帶事項：包括（一）要求副本收受者作為時；（二）附件的名稱及份數；（三）案件聯絡人及電話……等，均可在「說明」段內列明。例如：《手冊》提供的範例，「附『公文程式條例』第○條、第○條、第○條修正草案條文及『中央法規標準法』第○條修正草案條文對照表(含總說明) 各3份。」又如：「本案本校聯絡人：○○○，電話（00）00000000」（註六）
　　「說明」的敘述文字，必須條理分明，不宜使用太多形容詞，也不宜運用比喻與典故，表達尤不可過份激動，以免違反「措詞應切實、誠懇、簡明扼要」的原則。再者，所有模稜空泛之詞、陳腐套語、地方俗語、與公務無關者等，均應避免。至於「說明」一段，可分項、可不分項；如無項次，文字緊接段名冒號之下書寫；如分項條列，應另行縮格書寫，惟應注意分項條列時，每項必須表達一個完整的意思。
　　實務上，現職者可以翻閱檔案，可以參考前人撰擬的文稿，也可以就近請教同僚；甚至於經由主管的修改，便能揣摩公文製作的道理。考試則不然，應試者在毫無前案可查，無人指點的情況下，於規定的時間內，要完成一篇公文，若非經常實作，恐難得心應手。尤其，過去的考試過於精簡，如果不了解試題所指事件，真不知如何下手。例如：91年司法三等：「試擬教育部致縣市教育局函：請敦促所屬各級學校，遴用教科書應秉公開審慎方式辦理，以避免徇私舞弊嫌疑。」如不懂「遴用教科書」，便難以動筆。所幸，現行「引導性題目」多少可以引導應試者正確方向，即以98年普考題目為例：

　　【鑑於去（九十七）年卡玫基及辛樂克等颱風造成臺灣地區嚴重水患及土石流災情，行政院劉院長於院會聽取相關檢討報告後，就目前救災及防汛整備提示加強辦理。行政院院會爰決定：請內政部督導地方政府辦理，並請相關部會配合。試擬內政部致各直轄市、縣市政府函（副知相關部會），請加強辦理減災及防汛整備，以提升防災能力，並將災害降至最低。】

　　此題前段「鑑於………配合。」便是十分明顯的敘述文字，不宜列在「主旨」內，而應當作「說明」的一部分，再補以「水患及土石流災情」造成的原因及產生的問題，便是完備的作答。

註一：《手冊》第77頁及第92頁。

註二：《手冊》第81頁及第82頁。

註三：《手冊》第80頁。

註四：《手冊》第77頁。

註五：《手冊》第80頁。

註六：《手冊》第80頁及第84頁。