機關內部行文
多年前，某機關函請各機關，鼓勵所屬到該所網站訂閱「Ｔ＆Ｄ飛訊」電子刊物；有些人便將該所公文連同ＤＭ，影印一份，外加承辦單位書函分發各單位查照。按要求同仁線上訂閱電子刊物，卻用傳統方式通知大家，形成強烈對比，本人特別保留下來，作為負面教材。
二十年前，本機關的資訊環境早已完成，但因部分主管缺乏資訊智能，始終無法落實「業務資訊化」的目標，以致新舊雜陳的文書作業，比比皆是。尤其，許多人有一種「白紙黑字」的迷思，認為不是寫在紙面上，沒有當事人簽名蓋章，便缺乏證據力；所以，不管事務大小、無論受文對象，都必須見諸文字，才能安心，難怪紙張的耗用，沒有因為電腦而減少，反而大幅成長。
「無紙化」是一種理想，但在「節能減紙」的政策下，如何利用電子方式，降低紙張的耗用，是每個人必須認真思考的問題。《文書處理手冊》第45點第4項規定：「同一機關之內部各單位，必須以書面洽辦公務者，應以書函或便箋行之，或將原文影印分送會簽，並儘量利用電子方式處理。」此一規定，有以下4個意涵：
一、內部單位洽辦業務，儘量當面溝通或電話接洽，不輕易使用行文方式處理。
二、涉及3個單位以上者，以「會簽」方式處理；必要時，提例會或召集專案會議討論，以會議紀錄代替行文。
三、屬通報性質的公文，得利用機關內部網路，以登載或以電子郵遞方式告知。
四、必須以書面洽辦公務者，應避免使用正式公文的「函」，而用「書函」或「便箋」行之。
「書函」或「便箋」雖屬非正式性公文，承辦單位辦畢後仍應歸檔；各內部受文單位除有承辦意見或其他考量外，以「不歸檔」為原則，以免增加典藏負荷。是以，《機關檔案點收作業要點》第4點第2項規定：「以機關名義對內部單位行文，各受文單位辦畢後得不歸檔；機關內部單位間行文，亦同。」
再者，許多機關沿襲過去給自己一份「副本」的作法，與「機關內部行文」性質略有不同。本人依然建議，如果僅作為參考用，請依照《文書處理手冊》第31點第5項規定：「……機關內部得以加發『抄本（件）』之方式處理。」
7樓. 小李2019/10/04 14:15夏老師，您好：
請教下列問題：
若國立大學學務處召開交通安全教育委員會議，該業務為單位內部例行業務，其中與會者大部分是校內系所教師、學生，惟有1-2位邀集該縣市交通大隊或警察局出席或列席，筆者以為該函似可以校內開會通知單通知校內單位，另其他機關者則另行函邀請。
但若承辦單位堅持以一份開會通知羅列所有出席人員的話，是否恰當，有何依據!?
(perry@mail.ncku.edu.tw)校內單位召開內部例行業務，校內單位使用學務處的【開會通知單】通知，校外單位使用學校的【函】邀請，這是慎重且尊重校外單位的作法。實務上，一份【開會通知單】通知所有出、列席人員，是為各機關普遍的作法；所提，承辦單位堅持以一份開會通知羅列所有出席人員的話，算是恰當，這種作法無須什麼依據？行政慣例而已。 夏老師 於 2019/10/05 19:19回覆- 6樓.2015/10/22 17:14
夏老師您好:
今天電詢行政院，才知道：原來行政院秘書處是可以發「函」的。
行政院103年3月5日院臺綜字第1030017497 號函示略以，「...文書處理手冊第40 點（三）5 規定，機關內部單位主管依分層負責之授權，逕行處理事項，對外行文時，由單位主管署名，蓋單位主管職章或蓋條戳。基此，本處102 年11 月3 日函，查係機關內部基於授權以單位名義對外行文，依上開規定蓋用本處條戳，於法令並無不合。...」經詢行政院承辦人，前開規定所謂「對外行文時」，並無明文究係函或書函。結論：行政院秘書處「函」蓋條戳，是沒問題的。
老實說我有一點詫異!!與老師及各位網友分享~
瑋宸敬上
行政院秘書處發「函」，似乎是一種慣例，本人手上還有一份四十多年前，行政院秘書處台63秘字第5415號的函。依《公文程式條例》第2條規定，函：各機關公文往復，或人民與機關間之申請與答復時用之。基於此，只有「機關」才能發「函」，若單位要對外發文，依法宜避用「函」，而用有別於「函」的其他公文。所提：”前開規定所謂「對外行文時」，並無明文究係函或書函”乙事，有「硬拗」之嫌。按該項規定雖未明說使用那一種公文？但《公文程式條例》對函的使用有明文規定，單位還是不宜發函。
《文書處理手冊》40.3.4.規定：「書函、開會通知單、會勘通知單、移文單及一般事務性之通知、聯繫、洽辦等公文，蓋用機關或承辦單條戳。」至於「函」如何蓋印？則規定在40.3.4.，沒有說可以蓋條戳；若「函」蓋條戳，如同男人穿裙子一樣，不是不可以，只是「不倫不類」而已。再者，最近(104.4.28.)行政院修正《文書處理手冊》，硬把「便箋」說成是「便簽」，更是讓人意外，這兩種公文完全不同，足見主管《文書處理手冊》的行政院秘書處，還有進步的空間。
夏老師 於 2015/10/25 20:49回覆 - 5樓.2015/01/26 11:00
夏老師您好：
請教兩個問題：
一、單位可以有「單位結案」的功能嗎？
有些單位有「單位結案」的機制，係針對使用「單位號」的公文結案用，不消送檔案室歸檔，而存留在單位(通常為承辦人自行保管)。有人說：此乃依《機關檔案點收作業要點》第4點第2項規定：「以機關名義對內部單位行文，各受文單位辦畢後得"不歸檔"；機關內部單位間行文，亦同」，但上述規定是指「以機關名義或內部單位對內部單位之"行文"」吧？應不包含內部的創簽吧？使用單位文號的單位創稿、創簽也應要歸檔吧！單位結案是否是一種逃避歸檔的漏洞呢？
二、銷號結案是否指歸檔？
有人說：文書規定辦結即銷號，並未明確說明要歸檔；但我認為辦結銷號結案接下來就是歸檔程序了，不應該分開。
敬請 賜教
瑋宸敬上
《機關檔案點收作業要點》第4點第2項的用意，乃基於承辦單位業已歸檔，若規定受文的內部單位也須歸檔，將有「重複歸檔」情形，將增加檔案庫的負擔；惟規定為「得不歸檔」，若當中有內部單位主管作若干指示時，歸檔亦無妨！過去，部分機關有「單位號」，有時還自行歸檔；《檔案法》公布後，規定：「檔案以集中管理為原則。」是以，應儘量避免單位自行編號、自行歸檔。
創稿因編有發文號，疏予歸檔的情形不多；但「創簽」常未編文號，則可能會造成有意或無意的「逃避歸檔」，此一漏洞必須設法彌補。本人建議：「創簽」視同發文，仍編發文號，可避免遺忘歸檔。另外，所提「辦結即銷號」，屬於「流程管理」（以前稱為「公文稽催」）的部分，其目的在於時效管理，與「歸檔」無關，但檔案管理人員對辦畢的公文，若能進行「催促歸檔」，亦有時效管理的作用。是以，「辦結銷號」與「歸檔」雖性質不同，但有互補作用。 夏老師 於 2015/01/26 21:29回覆 - 4樓.2014/08/19 10:31
夏老師您好!
請教以下問題：
一、文書處理手冊四十、(三)、5規定：「機關內部單位主管依分層負責之授權，逕行處理事項，對外行文時，由單位主管署名，蓋單位主管職章或蓋條戳」，可是內部單位對外行文用書函，需要主管署名或蓋用職章嗎？
二、印信製發啟用管理換發及廢舊印信繳銷辦法其中附件1「請製（換、補）發印信申請表」之填表說明六：「請發機關審核意見：由層轉之最後機關核填，如『擬請准予製（換、補）發』等，並加蓋印章」，請教老師加蓋印章是指什麼印章？
敬請 賜教，謝謝老師!
瑋宸敬上
內部單位對外行文可用「書函」，依《文書處理手冊》40.3.4規定，蓋用條戳，事屬常態。惟據本人所知，人事、政風、會計等單位主管製有「主管職章」，有關其主管業務而有對外行文時，即蓋單位主管職章，至於「單位主管署名」，確實少見。另外，《印信製發啟用管理換發及廢舊印信繳銷辦法》附件1填表說明六，所述「加蓋印章」，即申請表之下的「承辦單位主管」及「機關首長」之印章，前者可用「職名章」，後者可用「職章」或「職名章」。
夏老師 於 2014/08/19 22:18回覆 - 3樓.2014/02/24 18:43
補充發問
對外行文亦可以單位為受文者嗎？
例如：行政院秘書處以書函行文給財政部國有財產署。
因為我服務的前一個單位是不准這樣寫的，一定要以機關作為對外之意思表示主體。併請 賜教
瑋宸敬上
依《文書處理手冊》第47點第5項規定：「各機關內部單位接洽其職掌範圍內之事項或依分層負責之事項，對其他機關或其他機關之內部單位，得直接行文，不必由機關對機關行文。」所以，對外行文可以單位為受文者，但僅限於「接洽其職掌範圍內之事項」，且必須用「書函」。（附註：你有成為「公文達人」的條件，首先務必熟識《文書處理手冊》每一項規定，且須觸類旁通。）
夏老師 於 2014/02/25 10:56回覆 - 2樓.2014/02/24 18:36
夏老師您好!
請教：
一、內部行文，可否以科(內部單位)為受文者？如：秘書處第一科
二、我們機關受文者設有「處長辦公室」，但其實就處長1人坐在裡面，另查本機關組織法亦未有此頭銜之單位，是否洽當（是因為尊稱嗎）？
三、機關有同仁行文，受文者寫：秘書處2份(含秘3科)，這樣寫看起來就怪怪的。如果跟秘３科有關，承辦科再會辦即可，一處收兩文，那本處長官豈不看兩次？今就此事，處長問科長，科長問我，我翻閱文書處理手冊或者行政院相關函釋似未有明確規定。
雖然有前輩說：看得懂就好，但還是發問以求甚解！
我個人淺見認為不甚周妥，敬請 老師賜教。
謝謝老師！
所提問題，簡復如下：
一、既是內部行文，當然可以「以科為受文者」。
二、內部單位，有些是建制單位，如：秘書處第一科；有些是臨時編組，如：○○○小組；有些是方便稱呼（並非尊稱），如：處長辦公室。內部行文無須過份講究體制，能夠傳達訊息，比較重要！
三、至於「受文者寫：秘書處2份(含秘3科)」，較為不妥！受文者之後，必須只有一個機關（單位），若是要給秘書處2份，其中一份給「秘書處第三科」，應該在右上角空白處，另予註明！（註：請參照《文書處理手冊》第31點第10項）
另依《文書處理手冊》第45點第4項規定：「同一機關之內部各單位，必須以書面洽辦公務者，應以書函或便箋行之，或將原文影印分送會簽，並儘量利用電子方式處理。」建議貴機關必須內部行文，儘量利用電子郵件，以達「節能減紙」之政策。
夏老師 於 2014/02/25 10:51回覆 - 1樓.2014/02/06 10:25夏老師您好，新年快樂!
請教以下問題：
一、單位內部行文，僅能以書函為之嗎？可以用函嗎(如：行政院秘書處函)？
二、單位內部行文，是否亦須經機關文書單位繕印、校對、監印之發文流程呢？
敬請 賜教，謝謝老師!
瑋宸 敬上依《公文程式條例》對「函」的解釋是：「各機關公文往復…」，既然法律有定義，機關內部單位間的行文，用「書函」才符合規定；至於本人在＜公文製作的作業要求＞提及「行政院秘書處函」，那是錯的！但「行政院秘書長」可以發「函」，稱為「行政院秘書長 函」，是特例，可參考【文書作業問題/秘書長何以有印信】乙文。再者，無論機關或單位發文，都要經過繕印、校對及監印之發文流程，只是單位發文，或許沒有那麼嚴謹而已。
夏老師 於 2014/02/06 20:43回覆
