林玓

台北大學企管系研究生

    你們公司如何管理業務人員？還在每天進公司開晨會精神喊話、回報業績跟進狀況、下班回公司打卡寫報告嗎？

    假設公司的ERP系統及運作機制已發展成熟，我們是否能使管理工作更聰明、讓業務人員把時間運用在更有意義的事情上，例如：客情維繫、市場開拓？─透過APP隨身觸及、行動性、及時性的特點，我們可以進行更有效率的管理。APP功能設計，除了延伸既有營運系統，從業務人員管理的角度，或許還可以有下列管理應用：

1.     績效管理：取用歷史資料做彙算，簡潔呈顯業績、KPI指標進度及達成率，並加上同儕比較、落後指標標示，方便業務人員自我管理、掌握工作進度。主管針對異常人員及項目進行重點管理，提升管理效率。

2.     外勤管理：外勤工作透過打卡功能，於出發地及目的地打卡，記錄移動時間（進階連結費用報支系統直接申請油資補助）、記錄在客戶端停留時間；再透過留言版功能，利用空檔填寫洽談記錄並回報工作狀況；最後，將打卡功能連結出勤系統，讓業務人員工時更有彈性。而主管只需匯出客戶名稱、拜訪和停留時間、洽談記錄報表，即可了解業務人員執行狀況，將更多心力放在輔導特殊情境處理和問題排除。

3.     行政簽核管理：個人請假申請；新版電子合約下載、上傳；公用車、祝賀花籃、名片…等業務申請表單提交，並提醒主管及相關單位簽核，加速行政簽核流程。

4.     作業流程管理（類似坊間既有「行動商務APP」）：客戶資料查詢功能，拜訪客戶的同時，即時接單（報價查詢、庫存查詢、帳信資料）、出貨（連結運籌系統）並回報到貨時間，把握即刻商機，縮短訊息傳遞時程、減少來回確認誤差，然後加上簡單的成交原因描述。主管同步接收成交訊息，掌握團隊銷售進度，快速了解並複製成功模式，搶佔先機。

5.     訊息公告：過去以寄送e-mail、公布欄或紙本傳遞的訊息，包括產品規格、即時活動價格；業務團隊即時戰報；公司內部公告、產業文章及相關網站連結等。透過手機推播訊息更貼近、更快速。主管亦可直接檢視讀取率報表掌握業務人員公告訊息接收狀況。

    雖然上述是從管理的角度出發，但是，我想應用APP的目的，首要訴求是要能有感提升外勤業務人員工作的方便性，例如介面設計簡單易懂、功能實用，提升其使用意願，其次才是協助業務主管更聰明、更有效率的執行管理工作。所以在推動APP導入時，必須同時考量使用者心理感受，像是隱私問題，打卡功能可能造成行蹤暴露的不安全感；預期主管關注使用紀錄，上有政策下有對策使得成效不彰；工時認定；…等。配套措施或許是：出勤制度調整（例如上班登入、下班登出）；仍需搭配面對面的業務會議；以APP電子軌跡分析實際應用狀況。當然，有些系統功能需協調各單位政策機制方能有效進行，組織應由上而下進行整合規劃。

關鍵字：外勤業務管理、APP業務管理、ERP APP應用