簽應以承辦單位為第一人稱
簽辦公文，應以承辦單位為第一人稱，原無爭議。近日授課時，發現許多機構，習以承辦人為第一人稱，乃有撰文釐清的必要。
依照行政院《文書處理手冊》（以下簡稱《手冊》）的說明，簽有兩種：一是機關內部單位簽辦案件的「簽」；一是下級機關首長對直屬上級機關首長的「簽」。前者係處理來文，如案情簡單者，可不分段，並逕在來文空白處（角落處）簽擬，是以又稱為「角簽」。後者乃基於業務上需要，以「主旨、說明、擬辦」三段式簽擬，又稱為「創簽」。
當某機關來文要求本機關派員參加○○會議時，某科科員正好是參加會議的人、又是該案承辦人，不能簽擬：「擬派職參加○○會議」（以承辦人為第一人稱），而應簽擬：「擬派本科科員○○○參加○○會議」（以承辦單位為第一人稱）。再者，屬三段式的創簽，起頭部分「簽於○○○」，應視最後決定者的層級而定，例如：市政府教育局第一科簽給市長的創簽，要寫「簽於教育局」；簽給局長的創簽，要寫「簽於第一科」。所以，無論「角簽」或「創簽」，都必須以承辦單位為第一人稱。
《手冊》附錄6有一則「簽」的範例，《手冊》第19點第2項第3款規定：「本手冊所訂『簽』之作法舉例，下級機關首長對直屬上級機關首長行文時應一致採用，至各機關內部單位簽辦案件得參照自行規定。」簽多數屬於內部公文，雖規定「得參照自行規定」，但仍須有可資遵循的慣例，亦即簽辦公文，應以承辦單位為第一人稱。
有一種公文稱為「報告」，用在承辦人為個人事務（如：請特別的事假），簽報長官核定的公文；其規格與作法與「簽」並無二致，惟既是個人事務，即可用承辦人為第一人稱。
7樓. 山月2018/07/05 18:45謝謝老師！不好意思再跟您確認一下，所以只要派員公文簽辦者是單位主管，無論承辦單位或受會單位，均可寫成由職參加囉？再次感謝您用心的協助。-
6樓. 山月2018/07/04 12:25另外，如派員係為承辦單位主管自行簽辦，是否可寫成由職參加，或仍舊不適宜呢?謝謝老師受會單位承辦人，其職稱若為「科員」，須自稱為「本科科員○○○」，亦即：縱使是自己承辦，也要將自己視為第三人稱；另外，受會單位的角色要針對首長，非針對簽辦單位。
承辦單位主管自行簽辦參加○○活動，可以寫成由職參加；但若由承辦單位其他人（例如：科員）參加，而以主管名義簽辦時，就得用「擬派本科科員○○○參加。」
順此答復Chang Chien Chun Hsien網友：簽的起頭用「簽 於○○分局」，可以！再者，若分局為下級單位，署名可按行政院規定：「由上而下、由左而右，逐級署名」；若分局為下級機關，僅分局主管署名即可。至於會辦單位寫：局本部人事室、局本部總務股，也可以；簽稿會核單的寫法，也屬適宜。（註：由於使用FB提問，部落格系統不會主動告知，而是正好看到此文，才可知曉，因而延遲近一年。） 夏老師 於 2018/07/05 10:58回覆 -
5樓. 山月2018/07/04 10:17
請教老師，如為簽陳首長公文的受會單位，受會單位承辦欲自稱時又應如何呢？也是寫本科（室）某某人嗎？
另外，此時受會單位的角色是針對簽辦單位或是首長呢？
謝謝老師。
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4樓. 藍天2016/08/23 09:08
請問老師，如果這個機構，如主計機構就只有1個人，是否寫成擬派會計員參加，一樣不能寫成擬由職參加。
另外請教，公文書中，提及自己及他人，寫法是先寫自己或他人，以表示禮貌。
(babysky123@kimo.com)本文所述，並非【不能寫成擬由職參加】，而是這件簽文，最後核定的誰？如果最後核定的是機關首長，雖主計單位只有1個人，但主計單位與機關首長之間，還有一個單位，如【OO處】，此時就得寫【派本處會計員 OO O參加】，若寫【擬由職參加】，核定者會誤以為派【處長參加】。另外，提及自己及他人，不要說是公文書，任何文章也都要先寫他人、再寫自己，以示謙卑。
另回復Chang Chien Chun Hsien網友(註：由於使用FB提問，系統不會告知，須本人正好看到時才得以回復。)
夏老師 於 2017/06/23 22:40回覆
不知你所提的【分局】是否為獨立機關？
一、若是，分局簽給局本部，屬於【外簽】，開始用【簽 於OO分局】，但不能有【會辦單位：局本部人事室、局本部總務股】，而是由局本部的承辦單位代為會辦，至於【敬陳】之後，要寫【副局長】及【局長】，簽署則用【職 OOO (蓋職章) 謹簽】。104年7月版《文書處理手冊》第84頁可參考。
二、若不是，而是局本部的一個單位，屬於【內簽】，開始亦用【簽 於OO分局】，亦可有【會辦單位：局本部人事室、局本部總務股】，至於【敬陳】之後，亦寫為【副局長】及【局長】，簽署則由承辦人一路簽署到分局長，採【由上而下、由左而右】排列。
三、使用《簽稿會核單》的時機，是會辦單位眾多，且必須是【內簽】才用。 -
3樓. 小米2016/08/22 11:58
老師您好:
想請教老師，本館為OO局的二級機關，如簽局簽都需會辦本館會計室及OO局會計室，在局簽上的會辦單位可以寫成會辦:本館會計室、OO局會計室嗎? 或者應以局的角度寫成 :二級機關會計室、會計室呢?
(lovernkelly520@gmail.com)二級機關簽報上級機關，俗稱為【外簽】，標準作法是：內部該會辦的單位(如：貴館會計室)均已會完，再作成【簽】給上級機關，該【簽】並不顯示內部會辦的單位；至於上級機關是否會辦其會計室，不是下級機關該考慮的範圍。所以，所提的會辦方法實非常態，若貴館如此會辦，已形之有年，本人沒有意見；此時，則須視貴館的全銜而定，若貴館全銜為【OO局OO館】，則應以簽辦單位(館)的角度寫成 :本局會計室、本館會計室。以上說明，請參考！ 夏老師 於 2016/08/22 17:56回覆 -
2樓. 請教專家2016/01/28 00:41請問夏老師，一級機關（比如台北市政府都市發展局）函給民眾，如果在函的內容提到台北市政府，那要寫「本府」還是「市府」還是「台北市政府」？
台北市政府都市發展局，應該稱市政府的二級機關，若要稱「台北市政府」，雖屬間接稱謂，依規定：得用其全銜或簡銜，但「台北市政府都市發展局」冠有「台北市政府」之名，因此仍稱「本府」為宜。本人針對此一用法，有一篇《三級機關的稱謂》（http://blog.udn.com/chhsia1113/9313161）專文，有詳細說明，請參考！
夏老師 於 2016/01/28 21:52回覆 -
1樓. 藍海風2015/10/27 13:53
請問老師:
若市政府教育局第一科簽給市長的創簽，但為二層決行的，還是寫簽於【教育局】嗎?謝謝!
所提：市政府教育局第一科簽給市長的創簽，重點在於【簽給市長】，仍須書明【簽於教育局】，雖依分層負責授權第二層(局長)決行，但權責仍在市長，所以第二層決行時須加一【代】字。
夏老師 於 2015/10/27 20:47回覆
