少多快的溝通方式

文 / 曾渙釗

據說有一位外國的留學生到哈佛讀書，一日教授要這位學生寫一份報告，這學生於是不眠不休用了三十天寫了一份完整的報告，呈給教授。教授只看了一眼就將此報告退還給學生，並說：「這不是我要的！」

發生這種情形，相信雙方都會覺得很挫敗。就這學生來說，他已付出三十天的時間，用心用力地蒐集資料，整理，再打字，恭恭敬敬地遞上報告，但是教授只看了一眼，就退件了。

就教授而言，他會發現這樣聰明的學生（能進哈佛大學都是世界頂尖的學生）怎麼會不瞭解我要的是什麼，如果他不瞭解為何不事先問我呢？

大家都說溝通難，事實上，溝通的確困難，因為每一個人的看法、想法、思維、生活習慣以及雙方的期望都不一樣，因此往往是雞同鴨講。為了減少溝通上雙方認知的差異，我個人近年來努力做到少多快的溝通方式。

「少」是指一次溝通內容不宜太多或太長，少數一兩項重點就行。因為不管是以電話或 E-mail 溝通，一次如果講太多事情，雙方可能都記不住，事後不了了之，因此一次溝通的事項宜少量。

「多」是溝通的次數和頻率要多，雙方在一天或一段時間內可能來回多交談幾次，以確認雙方的認知和了解是否漸趨一致。

「快」是指回應的速度要快，收到對方的來信或問題時，要儘快回覆，讓對方確定你已經收到他 / 她的信息，至於一件事情或工作是否進行順利或何時可完成，在進行過程時，定期或隨時反應報告。

個人覺得，處於現在繁忙的社會裡，人人都忙，若能採取少多快的溝通方式，可以減少溝通的障礙，並提昇工作的成效。上述哈佛大學師生的溝通問題，就不會發生。

管理拾穗（NO.077）
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●本文作者曾渙釗 Arthur Tseng 安瑟管理顧問公司總經理●本文作者保留所有著作權利
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