簡單而言，差距分析就是找出當下狀態與欲達成狀態之間的差距，並探究差距從何而來，以及如何改善。透過該分析，我們明確知道「我們現在在哪裡」與「我們想要到哪裡」。關於後者，通常是由股東或客戶等相關權益人所訂定或期望。差異分析廣泛用於訂定業務目標和系統改善中。完整的差異分析涵蓋下列步驟，依不同步驟可製成矩陣：

1.訂出戰略目標(future state)
分為值化與量化目標，各有適用情況。目標的層級也要清楚，可參考MOST法：使命(Mission)，目標(Objective)，策略(Strategy)，以及戰術(Tactic)。戰略目標應落在目標和戰略的層級間，不宜過於抽象或太細碎。描述目標的原則可參考SMART法：明確的(Specific)，可測量的(Measurable)，有共識的(Agreeable，指目標符合相關權益人期望)，務實的(Realistic)，以及時間規劃良好的(Timely，例如隨附甘特圖)。

2.描述目前表現(current state)
利用相同的邏輯來表達當下的組織表現。

3.找出差距(deficiency)
比較戰略目標與目前表現之間的差距，可以是某種現象，例如：消費者意見沒有反饋給研發部。

4.關鍵因素和方案(factors and solution)
找出差距之後，則進一步分析這些差距的關鍵因素。這些因素可以是組織內部的問題，即阻擋組織實現目標表現的障礙，例如：研發部和客服部缺乏溝通。接著，針對每個因素提出提升方案，例如：每2週召開一次跨部門會議。解決方案盡量越詳細越好，宜落在MOST法的Tactic層級。

這一套工具十分簡明易懂，但卻有助於釐清問題點，和因果關係在哪裡。了解差距分析後，一般人可能會聯想到SWOT分析。兩者的差異在於Gap Analysis是組織的內部能力與目標分析，而SWOT著重在外部環境與企業的互動。若以時間軸來看，Gap適合管理短期目標，而SWOT適用於中長程目標。依範圍來看，Gap比SWOT聚焦且簡潔。

參考資料

https://www.projectsmart.co.uk/smart-goals.php
http://www.strategyconsultingltd.com/business-consulting/m-o-s-t-analysis-explained/
http://www.batimes.com/articles/do-we-need-a-mature-gap-analysis.html
http://creately.com/blog/diagrams/swot-analysis-vs-gap-analysis/
http://www.brighthubpm.com/methods-strategies/76008-looking-for-gaps-walking-through-a-sample-analysis/#imgn_2
https://blog.udemy.com/gap-analysis-template/