縮短結帳時間仍須兼顧資訊品質~從中油縮短會計結帳時間談起

   據三月一日聯合晚報報導，中油經過一年的努力，每月一日就可完成上月會計結帳工作，中油管理當局決策速度勢必將因此提昇。依筆者輔導業界流程改造的經驗認為，中油此項改善真屬難能之事，是值得作為標竿學習之對象。惟，筆者建議業界在效法以前，須先有以下之認知，避免揠苗助長，混亂了既有的資訊流程而得不償失!    經營資訊品質著重在兩方面：可靠性與攸關性。簡單的說，所謂可靠性：指的是資訊的來源與處理是可驗證的，不會因人而異。而攸關性指的是資訊內容是否即時地符合經營階層決策所需。資訊品質的提昇應是指在一定的資訊成本下，可靠性與攸關性這兩者之一或是全部的提昇。必須注意的是，這兩者常存有替換關係，也就是可靠性的提昇常常須要犧牲攸關性，反之亦然。就以氣象報告這項資訊為例，最可靠的氣象報告是晚上報告當天白天的氣象情形，可是這樣的氣象報告已無人想聽，也就是不具攸關性。相反的，對下一個星期所作的天氣預測，會是每個人最關心的，但卻缺乏可靠性，因為十個人的預測就極可能有十個不同的看法，誰的預測最可靠無從得知。

    公司重要資訊流主要是驗收原物料、投入生產(包括廠內生產與委外加工)、出貨至客戶直到收款止，每個階段都與外部第三者發生關連，而經營資訊的產出就必須在完成各階段工作的同時，經過交易雙方的確認後，這些經營資訊與相關的表單憑證才能分別匯入公司的會計部門加以審核、紀錄、整理、結算與分析等工作。因此，公司的資訊流要順暢，除了需要公司每個階段的內部作業要有良好規劃、管理與執行外，每個階段作業與外部第三者有默契的配合更是重要，試想，若是原物料或委外加工品的品質有問題需要辦理退料時，這過程除了需要經雙方的實體確認、談判外，原文件表單的退回以及重新修改確認後再匯入會計部門審核。類似這樣與外部第三者的波折絕對是普遍存在於生產、出貨及收款等階段。這些波折就足以消耗公司人員大部分的時間，例如，公司的會計人員花最多的時間不是在帳務處理，而是在向各作業單位催繳相關憑證與表單！因為這些常見的波折卡住了公司的資訊流，無法正確且即時的流下來，於是，會計結帳的速度也就慢下來了。即使更極端地假設沒有這些波折，若經營資訊品質仍能維持在一定的水準，光是會計部門審核這些單據總是需要時間，若是再把資訊流的旁支再納入考慮，例如：研究發展、一般費用付款申請如員工差旅費報銷、交際費的報銷及固定資產採購等，能夠在每月一日就可完成上月會計結帳工作，一定要有什麼能耐。

    實務上為了加速每月的會計結帳工作，常使用的訣竅有二種：月底提前法及強迫估計法。所謂月底提前法，顧名思義，就是將月底的時間提前，例如將月底定義為每月的二十五日，而將二十六日至三十日或三十一日所發生的交易皆視為下個月的交易，如此，會計人員每個月就可以”多”五至六日的時間來審核這些單據憑證及帳務處理，如此，每月一日就有可能完成上月會計結帳工作。但是，這樣的做法，還是沒有改善資訊流而加速結帳速度，而且會計單位每”月”報導的資訊實際上是上個月最後五至六日加上當月的二十五日集合而成，而不是當月一至三十或三十一日完整的資訊，這與事實不符，資訊的攸關性與可靠性也都會降低，如果二十六日至三十日或三十一日間有重大交易發生，那麼情況就會更嚴重！不幸的是，這是筆者常見的一種方法。而強迫估計法則是月底提前法的改良版，月底的時間不動，但是二十六日至三十日或三十一日所發生的交易，會計人員則以專業判斷加以估計可能的實際數字。這一方法雖可減低前述方法之不良影響，可是，筆者常見的情形是這方法會干擾經營資訊前後期的差異分析，因為所採用的估計方法其本身就常被用來解釋差異進而掩蓋實際原因。除此，若估計的數字偏離實際數字太遠，更會扭曲經營資訊而得不償失！因此，要加速公司會計結帳的工作就必須如同河川淤泥整治，沒有捷徑，一定要從資訊流的上游做起，也就是公司各項營運作業流程的管理及與外部第三者間資訊流程的改造才是根本的做法，若是要堅持抄捷徑從資訊流的下游(也就是從會計部門的工作)作功夫，這樣是一定會剪不斷理還亂。最後，即使資訊流的淤泥皆清乾淨了，資訊從上游流到下游也因為電腦系統的輔助不需要花費時間，可是如果會計單位對於各項憑證及表單的人工審核工作還是無法以更有效率的方式解決，那麼縮短會計結帳的時間絕對是會它有極限的，無法強求！(2006.03)