(二)公文行款填寫方法說明表

1.書寫與裝訂方式：文字由左而右，由上而下，對左靠齊：如使用

不同規格之紙張時要對左、對上靠齊後再裝訂。

2.分項條列標號：文書處理手冊規定僅有前四層，各機關可依需求

增列第五層、第六層或更多層。分項標號應另列縮格以全形書寫，

“()”以半形書寫。其層次如下：

第一層： 一、中文全形字元。

第二層： (一) 中文全形字元；()半形字元。

第三層： 1、阿拉伯數字形字元。

第四層： (1) 阿拉伯數字形字元；()半形字元。

(三)「本體結構」亦稱為「本文」，所謂「本文」係指公文主要內容，

而本文包括「內容結構」及「形式結構」。「內容結構」即指公文

主要內容分為以「引據、申述及歸結」之推理方式或按順序敘述

或採因果關係等方式予以說明。至於「形式結構」即指公文主要

內容表達方式。如「令」之形式結構不分段，但人事命令可例外；

「函」之形式結構分為「主旨、說明、辦法（建議、請求、擬辦、

核示事項、公告事項）」等三段式；「公告」之形式結構分為「主

旨、依據、公告事項（說明）」等三段式；「簽」之形式結構，包

括「主旨、說明、擬辦」等三段式之形式，其他公文形式結構如

「書函」比照「函」之結構、「公示送達」比照「公告」之結構、

「報告」比照「簽」之結構。

總之，本體結構就是公文「本文」之內容及形式，本文之內

容結構分為「引據、申述、歸結」3 部分或按順序敘述或採因果關

係等方式予以說明；形式結構則依公文不同類別採不同段別。

公文本文之內容：以「引據、申述、歸結」3 部分為例。

1.引據：即公文行文之依據，主要有法令、案例、事實、理論、來

文等；引據要詳明正確，不能草率。而其引據之方式有：

(1)全引：將全部抄引。

(2)節引：即重要部分用引號原文照錄，不重要文字用刪節號表達，

因此不得刪改原文。

(3)撮引：將撮要簡述，於文首加「略開」、「略云」、「略稱」、「略

以」、「略謂」等文字。可刪改原文，但不能變更原意。

(4)單引：1 文只引敘1 件。

(5)複引：1 文輾轉連引多件。

(6)簡引：僅只引敘來文日期、發文字號、文別、案由或附件，不

引正文。

公文處理程序與簽辦方式

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2.申述：係依引據而加以詳細申述意見或理由，使下文得以歸結。

簡單的公文，在引據後，即可寫歸結，提出辦法或具體意見，亦

可略作申述，加強歸結力量。宜就事論事，據理說理，措辭精當，

層次分明，前後連串，論斷謹嚴。約有下列3 種方式：

(1)綜敘：依己意綜敘要旨。

(2)併敘：將同性質之數案件，併敘1 文中。

(3)列敘：用橫列法分段或分列敘述其理由。

3.歸結：即提出處理辦法或要求，亦是本文之結束。

綜上說明，可知公文本文之內容結構，其表達方式如為「引據、申

述、歸結」之推理方式，則可轉化為文章作法中之「引論、申論、結論」。

公文之製作採用「引據、申述、歸結」之順序表達者稱為「終括式」（即

歸結在後者），大部分公文採行；若採用「歸結、引據、申述」或「歸結、

申述、引據」之順序表達者稱為「始括式」（即歸結在前者），如新聞稿、

澄清稿、聲明稿或訴願決定書或法院裁判書等採行；如無法依「引據、

申述、歸結」之推理方式予以說明時，則按其事實之順序予以敘述或採

因果關係之方式予以說明。