外部函證

TWSA505・積極式與消極式詢證函・回函不符與未回函

📌 案例宇宙設定
受查者：星河宇宙科技股份有限公司（X年度查核）
查核員：小綠洲｜資深查核員：大綠洲｜主辦會計師：琳綠洲
董事長：星董｜財務長：林經理｜關聯公司：星河二號（星董親戚所開）

一、先建立概念：這一題在講什麼？

前面講了查核證據、分析性程序、書面聲明，今天要看的是查核證據裡很具體的一種取得方式，叫做外部函證。不是問星河宇宙科技自己，而是直接寫信問第三方，讓對方自己回覆給你，這種繞過受查者本身的證據，可靠性通常較高。

二、公報定義拆解

① 外部函證：第三者（受函證者）直接以書面形式（紙本、電子或其他媒介）回覆查核人員之查核證據

② 積極式詢證函：受函證者被要求直接回覆查核人員詢證函所要求之資訊或其是否同意詢證函所記載之資訊

③ 消極式詢證函：受函證者僅被要求於不同意詢證函所記載之資訊時，方須直接回覆查核人員

⚠️ 關鍵辨析：消極式函證較不具說服力

未收到消極式詢證函之回函，可能是對方同意所以懶得回，也可能是對方根本沒收到、或沒認真核對，兩種情況無法區分，因此消極式函證所能提供之查核證據較不具說服力。

三、星河宇宙科技情境

🔵 函證星河二號的2,700萬元交易

①決定要問什麼（交易金額或條件）→②選對的受函證者（星河二號財務主管）→③設計信件內容（確認地址正確、回信地址是小綠洲本人）→④寄出並於必要時追蹤。

四、採用外部函證程序之四步驟

🟢 TWSA505§6

①決定須確認或要求之資訊
②選定適當之受函證者
③設計詢證函內容，包括確定詢證函可寄達受函證者及回函可直接寄達查核人員
④寄發詢證函予受函證者，並於必要時予以追蹤

五、設計詢證函內容宜考量之因素

🟡 七項考量因素

①所因應之聲明　②已辨認之攸關重大不實表達風險　③詢證函之格式與表達　④以往查核或類似案件之經驗　⑤溝通之方式　⑥管理階層對受函證者回覆之授權或鼓勵　⑦受函證者能否確認或提供所要求之資訊

第⑥點很關鍵：受函證者可能僅願意回覆經管理階層授權之詢證函，如果星董沒事先授權星河二號的財務主管，對方可能基於保密考量根本不回信。