印信管理及使用 
 
一、前言
      (一)意義：印，會意字，左為爪字，右為跪著的人，用手按著跪著的人，象徵相互契合、權力下授之意。信，則為取信於人。文件蓋用印信，具有法律上的效力，使人相信文件為「真」。
      (二)種類：
　　１、依《印信條例》規定的印信，包括：國璽（中華民國之璽及榮典之璽）、印、關防、職章、圖記5種。以上印信字體，仍按傳統由右至左直行格式，採陽文篆字。
　　２、依《文書處理手冊》規定的章戳，包括：條戳、簽字章、鋼印、校對章、騎縫章、附件章、收件章、職名章、電子文件章。以上章戳字體，配合現行公文由左至右橫行格式，採陽文正楷、宋體、隸書或篆字。
      (三)一般原則：
　　１、依《印信製發啟用管理換發及廢舊印信繳銷辦法》第6條規定：「各機關、學校及事業機構，對於印信管理事項，應指定專人辦理。」
　　２、依《文書處理手冊》40.1.規定：「各機關任何文件，非經機關首長或依分層負責規定授權各層主管判發者，不得蓋用印信。」
　　３、印信的製發、啟用、換發、補發及繳銷，須向製發機關申請或報備；章戳得因處理文書需要，自行刻製，分交各有關單位或人員妥善使用。

二、印信管理
　  (一)印信製發：
　　１、中央及地方機關之印信，其首長為薦任以上者，由總統府製發；為委任者，由其所屬主管部、會或省（市）、縣（市）政府依定式製發。
        ２、公立專科以上學校及全國性之教育、文化事業機構之印信，由總統府製發；其餘則由各該主管機關製發。
        ３、印信啟用時，應銼去四角小柱，填具印信啟用報備表，拓具印模，於啟用後一週內，向原製發機關報備。
　　４、因業務需要，須將印信製模套印於文件者，應經機關首長核准，並依規定拓模，向原製發機關報備。
　  (二)印信換發及補發：
　　１、印信蓋用日久致印文模糊，應拓具印模，填表向原製發機關申請換發。
　　２、印信毀損或遺失，應敘明毀損或遺失之經過及失職人員議處情形，填表向原製發機關申請補發。
　　３、換發或補發之印信，其印文篆法應與原印信有所差異，以資識別。
　  (三)印信繳銷：
　　１、因裁撤、歸併、變更名稱而繳銷者，應將原領印信左下方截去一角，洗刷潔淨，拓具印模，於一個月內，填表向原製發機關繳銷，不得自行銷燬。
　　２、因換發而繳銷，應於新印信啟用後，隨即為之。
　　３、因遺失而補發，再尋獲原印信，應於尋獲時，隨即繳銷。

三、印信使用
　  (一)一般規定：
　　１、一般公文蓋用機關印信之位置，以在首頁右側偏上方空白處用印為原則，簽署使用之章戳位置則於全文最後。
　　２、公文及原稿用紙2頁以上者，其騎縫處均應蓋（印）騎縫章。
　　３、附件以不蓋用印信為原則，但有規定須蓋用印信者，依其規定。
　　４、副本之蓋印與正本同，抄本（件）及譯本不必蓋印，但應分別標示「抄本（件）」或「譯本」。
　　５、文件經蓋印後，由監印人員在原稿加蓋監印人員章，送由發文單位辦理發文手續。
　　６、不辦文稿之文件，如需蓋用印信時，應先由申請人填具「蓋用印信申請表」，其格式由機關自訂，陳奉核定後，始予蓋用印信。
　  (二)用印及簽署：監印人員於待發文件檢點無誤後，依下列規定蓋用：
        １、發布令、公告、任免令、考績通知書、聘書、訴願決定書、獎狀、證明書、執照、契約書、匾額及其他依法規定應蓋用印信之文件，均蓋用機關印信及首長職銜簽字章。
　　２、呈：用機關首長全銜、姓名，蓋職章。
　　３、函：上行文署機關首長職銜、姓名，蓋職章。平行文蓋職銜簽字章或職章。下行文蓋職銜簽字章。
　　４、書函、開會通知單、會勘通知單、移文單及一般事務性之通知、聯繫、洽辦等公文，蓋用機關或承辦單位條戳。
　　５、機關內部單位主管依分層負責之授權，逕行處理事項，對外行文時，由單位主管署名、蓋單位主管職章，或蓋條戳。
　　６、機關首長出缺由代理人代理首長職務時，其機關公文應由代理人署名。機關首長因故不能視事，由代理人代行首長職務時，其機關公文，除署首長姓名註明不能視事事由外，應由代行人附署職銜、姓名於後，並加註代行2字。
　  (三)其他：
　　１、監印人員應備置印信蓋用登記表，對已核定需蓋印之文件，應予登錄並載明發文字號，登記表及蓋用印信申請表，於新舊任交接時，應隨同印信專案移交。
　　２、機關、學校依其內規或慣例，部分主管人員除職名章外，另刻製甲、乙、丙等章，分交各有關單位或人員使用。如遇該主管請假時，有關人員不得再使用甲、乙、丙等章，以明責任，免生紛擾；若須蓋章之文件，應請代理人及其授權之人員蓋用。
　　３、文書處理過程中之有關人員，均應於文面蓋章或簽名，並註明時間（例如11月8日16時，得縮記為1108/1600）。蓋章或簽名採「由上而下，由左而右」之原則簽署。

四、結語：印信為機關權力之象徵，監印人員必須妥善保管，不得有遺失、濫用情形。使用印信，為使文件發生法律效力的程序，務須謹慎為之，亦即每蓋一個印信，都需有一份對應資料，以供查考。再者，部分文件如：任免令、聘書、獎狀、證明書、執照、匾額及感謝狀等，收受者常懸掛牆上，以供他人觀賞與察看，監印人員須將該等文件視為「藝術品」，不僅要用印正確、位置適宜、印色清楚勻稱，以提升文件品質，維護機關、學校之形象。