標點符號在公文內的運用

　　國民政府時代，公文沒有標點符號，不但斷句困難，而且可能造成誤解。因此，現行《公文程式條例》第8條特別規定：「公文文字應簡淺明確，並加具標點符號。」

　　標點符號的功用，消極方面可以增加文句意義的明確，而使文章流暢明晰；積極方面能夠表達出文句的聲音、神情及語氣（註一）。惟公文不同於文章，只要精準表達處理公務的意思，並不要求文字的神韻與氣味；因此，標點符號在公文的運用，與教育部97年12月所編著的《重訂標點符號手冊》（註二），略有不同。

　　行政院《文書處理手冊》對於標點符號的使用，除提供〈標點符號用法表〉（註三）外，僅在第16點「公文製作一般原則」裡，規定：「中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。」及「阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。」另外，在第34點「閱稿」及第37點「校對」裡，也僅規定：要核對標點符號，是否正確？

　　許多人製作公文，除了段名（主旨、說明、辦法）之後會使用冒號，項次之下會使用頓號外，其餘大概只會使用逗號及句號。固然，公文無須傳達情味及聲調，使用「問號」及「驚嘆號」的機會不多，但也不是全然不能使用；至於分號、引號、破折號、刪節號、夾註號…等，均應參考〈標點符號用法表〉的釋例，善加運用。再者，政府為了適應電腦作業屬性，已於94年1月實施「橫式公文」；加上，公文傳遞已普遍使用網路交換，部分有礙於鍵盤操作或網路傳輸的標點符號，必須略作調整，才能使公文製作更為便利，也才不至於產生傳輸錯誤！

　　本人自許為「公文達人」，對於部分容易產生混淆的標點符號，應給予適度說明，以為製作公文的參考。

一、專名號及書名號：電腦對於需要使用專名號及書名號，係採用「底線」方式處理，亦即在名稱之下劃「　　」或「﹏﹏」。當公文透過網路傳輸時，在不同的電腦環境下，有變成亂碼之虞；因此，不建議使用這兩種標點符號。惟依教育部《重訂標點符號手冊》的規定：書名號可採用「《　》」，書內的篇名可採用「〈　〉」，製作公文當可比照使用。

二、刪節號：刪節號究竟用幾個點？並無明確規定。個人認為：應以空間是否充足而定，若空間有餘，使用八、九個點，並無妨礙；若空間有限，使用三、四個點，亦可接受。再者，電腦對於符號，常有「全型」與「半型」之分，併同於中文的標點符號，雖然應以全形為之；但是使用全型刪節號，不僅浪費空間，而且並不雅觀。因此，建議使用6個半型點（占兩個全型）為最合適。

三、夾註號（又稱「括號」）：公文內，如有譯文且關係重要者，依規定要加註原文，以資對照。惟當使用夾註號時，究用「全型」或「半型」？亦無明確規定。為操作便利，建議仍用全型夾註號。至於譯文內的外國文字，除縮寫（如：ＷＴＯ、ＣＮＮ……等）外，均應以半型為之。

四、頓號：當連用的連接詞，中間用頓號隔開；若有兩個連接詞時，可用「及」字相連，例如：張三、李四，可寫成「張三及李四」；若有三個連接詞時，例如：張三、李四、王五，可寫成「張三、李四及王五」或「張三與李四及王五」。若有四個以上的連接詞時，例如：張三、李四、王五、趙六，則可寫成「張三、李四、王五及趙六」。頓號的使用必須特別留心；否則將頓號誤以逗號代替，將會扭曲文中意思。

五、逗號：逗號是最常使用的標點符號，經常看到一段冗長的文字，才用一個逗號，而且「一逗到底」，勢將增加閱讀的困難。所以，除「文句要讀斷的地方」使用逗號外，句子內語氣的停頓處，也應適時使用逗號；尤其是，用於口頭陳述的「報告」、「說帖」等公文，更應注重停頓的地方。

六、引號：凡「特別著重的詞句」，也可以使用引號，除藉以強調語意外，有時也可以避免誤解。（註：以前地方政府預算中有清掃月的經費，如不將「清掃月」用引號標示，而逕寫：清掃月經費，將會產生誤解！）

七、分項標號：依照《文書處理手冊》第16點規定：「分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……，(一)、(二)、(三)……，１、２、３、……，(１)、(２)、(３) ……」，其中阿拉伯數字應以「全型」為之，至於「(一)」或「(１)」等，原係以半型的夾註號；但為顧及鍵盤操作便利起見，建議仍用全型的夾註號，亦即「（一）」或「（１）」等，另外使用夾註號之後，便無須再使用頓號。

八、教育部《重訂標點符號手冊》另有「間隔號」及「連接號」兩種，製作公文時也可以參考使用。當提到書名與篇章名、原住民名字、外國人姓名時，均可使用「．」，例如：《史記．孔子世家》、尤哈尼．伊斯卡卡夫特、馬克．吐溫。當連接時空的起止或數量的多寡時，可用「～」，例如：曾文正公享年62歲（西元1811～1872年）；那簍黃魚每條重約1～1.6公斤。

　　以上所述，乃針對〈標點符號用法表〉不足的部分，加以補充說明，請大家參考使用。依本人撰寫講稿之經驗，一句話若超過15個字，就可能影響閱讀；此時，運用標點符號將提高可讀性，亦請一併參考。

註一：見楊遠編著、倪台瑛修訂的《標點符號研究》第3頁。

註二：http://www.edu.tw/files/site_content/M0001/hau/c2.htm

註三：請見：《文書處理手冊》（99年3月版）第64、65頁。