案例解說主旨
最近,看別人寫公文,無論是實務或應試,主旨都有過於冗長及抓不到要點的情形。適有兩份機關公文,「主旨」都有討論餘地,本人試以修改,就教方家。
一是:多年前,媒體報導部分公務員於上班時間,以電腦網路設備從事電腦遊戲,主管機關乃致函各機關,應加強宣導,以維護良好辦公紀律;主旨寫成:「公務員於辦公時間應盡職負責,忠心努力,不得利用上班時間從事與公務無關之行為,惠請加強宣導並嚴加考核,請查照 轉知。」此一寫法未敘及【以電腦網路設備從事與公務無關之行為】之行文重點;且有一些贅語及錯用;因此,修正為:「為維持辦公紀律,應宣導公務員於辦公時間不得以電腦網路設備,從事與公務無關之行為,請查照轉知。」
二是:本(105)年6月,國軍虐狗事件,造成軒然大波;8月份,某大學僑生殺貓,致動保團體呼籲國人應正視動物之生存權。網路乃傳有一份數年前某動保機關函請虐待老鼠之民眾,到案說明,引發正、反意見。該主旨寫成:「有關 台端涉於000年0月00日晚間20時10分左右,於本市○○區○○○路000號所開設○○車業前騎樓以捕獸鋏夾傷老鼠並與未成年小女孩虐待、騷擾該鼠, 台端涉違反動物保護法第6條及第14-1條,事證明確,請於000年0月00日(星期○)上午0時攜帶身分證、印章至本所(○○市○○區○○路000號0樓)陳述意見,拒不出席陳述說明者,視為放棄陳述之機會,本所將逕依動物保護法第30條處新臺幣1萬5千元以上7萬5千元以下罰鍰,請 查照。」主旨顯然過於冗長,是以修正為:「台端虐待老鼠,涉嫌違反《動物保護法》相關規定,請於000年0月00日上午0時攜帶身分證、印章至本所陳述意見,以免受罰,請查照。」至於在何處虐待?如何騷擾?違反那些規定?動保機關地點及罰多少錢?都宜寫在「說明」內。【註:部落格內保留部分時間及地點,以免造成困擾。】
依照《文書處理手冊》的解釋:「主旨:為全文精要,以說明行文目的與期望,應力求具體扼要。」主旨既言「精要」,用字自然不宜過多,也不能抓不到行文重點;否則,便失去「主旨」的本意(註一)。實務上,想把一件事情扼要寫在「主旨」內,如同聽取一場冗長演講,而要從中掌握重點,是要經過訓練與實作。
以上兩篇修正後的「主旨」,請大家參考;至於原文的「說明」(註二、註三),也有需要修正之處,就留給有興趣的人,試著練習看看!
註一:參閱【主旨應力求具體扼要】乙文。
註二:第一份公文的「說明」如下:
說明:據邇來媒體報導,有少數公務員於上班時間從事網路遊戲,影響為民服務品質;爰請各機關加強宣導,為維持良好辦公紀律,提升行政效能,不得於上班時間利用電腦網路設備從事與公務無關之行為,並請確依公務員服務法、公務人員考績法令、行政院及所屬各機關公務人員平時考核要點等相關規定,對所屬人員嚴加考核並作適當處理。
註三:第一份公文的「說明」如下:
說明:
一、依據本所000年0月00日受理民眾電話(口頭)陳述案件紀錄表及檢舉人000年0月0日案呈本所錄影資料辦理。
二、本案檢舉人000年0月00日晚間20時10分左右步行經過 台端於本市○○區○○○路213號所開設○○車業店面,發現 台端及所屬未成年小女孩於騎樓虐待、騷擾遭捕獸鋏夾傷老鼠,並錄影存證向警察局110勤務中心報案,由檢舉人於000年0月0日攜帶錄影事證檔案到所製作筆錄, 台端已涉違反6條「任何人不得惡意或無故騷擾、虐待或傷害動物」及第14-1條「捕捉動物,非經主管機關許可,不得使用下列方法:六、獸鋏」,依同法第30條第1項第3款及第8款「……,處新臺幣1萬5千元以上7萬5千元以下罰鍰」。
- 5樓. 美玲2020/09/24 16:43請問夏老師,
有關來文要求「文到15日見復」
若收文日是9/10,請問限辦日期是10/24或10/25?(Mlc639@gmail.com)一般公文的限辦日期,通常都以「收文次日」為起算日。所提:收文日是9/10,限辦日期為何?請參考《文書處理手冊》第玖章「文書流程管理」加予計算。 夏老師 於 2020/09/24 17:51回覆 - 4樓. 學生2017/03/14 12:40
請教夏老師,本文的主旨:「台端虐待老鼠,涉嫌違反《動物保護法》相關規定,請於000年0月00日上午0時攜帶身分證、印章至本所陳述意見,以免受罰,請查照。」
其中「台端虐待老鼠」機關這句話用肯定句,是否有未審先判之嫌?倘用「台端經舉報虐待老鼠,…」是否會比較好一些?
你建議改為「台端經舉報虐待老鼠,…」很好!也可以把涉嫌二字移到前面,即「台端涉嫌虐待老鼠,有違《動物保護法》相關規定…」,請參考。 夏老師 於 2017/03/15 19:04回覆 - 3樓. 夏老師文章愛好者2016/11/12 00:16
謝謝夏老師長期以來教導正確的公文寫作方式。一個有法治、有制度的機關,的確可以從公文品質略知一二。看過公文寫的最好的是中央單位,確實是有專人核稿、建立公文標準,其次是雙北市。最差的是高雄市,幾乎大部分的人還會用「惠請」兩字,連期望語用錯(明明是平行機關還用請鑒核),發文出去也沒人發現,甚至有人整篇公文盡是阿諛奉承(這倒是符合高雄特色)。我想一個機關的執行公務風格是實在抑或空洞,也是從公文寫作就看的出來。
現在能把公文寫得適當的人,越來越少,這跟沒有專業的核稿人員有關,當然跟承辦人員的素質不夠也有關連。至於所提那些機關寫得好?那些機關還有努力的空間,本人也有同感,但要如何改進,就要看他們的首長有沒有決心。 夏老師 於 2016/11/15 22:30回覆 - 2樓.2016/11/10 10:40
謝謝夏老師不吝指教!!
學生見樹不見林,真是羞赧!!瑋宸敬上
這沒什麼可自責,連那個動保機關都不知道,動保法對【動物】是有定義的,還要民眾到案說明,所以這篇公文在網路被當作【笑話】談。 夏老師 於 2016/11/15 22:15回覆 - 1樓.2016/11/07 10:41夏老師好!
學生試擬第二題之說明段,敬請指正!
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一、依本所於000年0月00日受理民眾檢舉電話及檢舉人000年0月0日陳送錄影資料辦理。
二、本案檢舉人於000年0月00日下午8時10分許行經本市○○區○○○路213號所開設○○車業店面時,發現台端攜同未成年小女孩1名於騎樓共同虐待、騷擾遭捕獸鋏夾傷之老鼠。檢舉人遂當場錄影存證並向110勤務中心報案,嗣於000年0月0日至本所陳送錄影資料並製作筆錄。
三、查動物保護法第6條規定:「任何人不得惡意或無故騷擾、虐待或傷害動物」。台端虐鼠行為因事證明確,已涉違反前開規定,爰請於000年0月00日(星期○)上午0時攜帶身分證及印章至本所陳述意見。倘拒不出席,即視為放棄陳述機會,本所將逕依動物保護法第30條規定處新臺幣1萬5千元以上7萬5千元以下之罰鍰。
補充說明:老鼠被捕,並非本案行為人所為,因此使用14-1條似有疑義。
瑋宸敬上這樣修正大抵正確,至於所提14-1,非行為人所為,確實可以不提;但本案真正的問題,在於老鼠非《動物保護法》所定義的【動物】,若要把該法之界定,擴大到所有的動物,有人持拖鞋打死蟑螂,經人錄影檢舉,罰75000元,可是天大笑話。 夏老師 於 2016/11/08 19:55回覆