前些日子，一家油脂公司被揭發在食用油裡，混了假油，以低質油充當高級油出售，賺取暴利。依據媒體報導，這一家公司油品的配方是記載在一本泛黃的筆記本，雖然這家公司已經導入電腦化的管理系統。

      我瞭解這樣的現象在目前，仍然相當普遍。許多公司雖然宣稱已經導入電腦化管理系統，例如企業資源規劃(ERP)，但是其核心的資料，例如用料表(BOM)、成本資料等仍然保存在某些人的筆記本裡。這些筆記本，年代久遠，也許傳承了好幾人。隨著時間，可能作過些修改，不時會拿出來翻閱參考，以輔助人腦脆弱、短暫、不週全的記憶。

      泛黃的筆記本的持有人不願將此資訊公開，因為那樣會「洩漏公司機密」，但實際上保護自己，使自己成為組織裡「不可取代的人」，因為若要得知或查詢此相關資料，就必須來請教這本泛黃筆記本的保管者。

      電腦化管理系統是要將泛黃的筆記本裡的資料如用料配方、主生產排程（MPS）、採購的紀錄、生產的資料、成本的資料等提供給有權利和責任知道的人，以便作成各部門相關的管理決策。

      由於泛黃的筆記本裡記載的公司資料，成為不公開的私人資料，阻礙公司內部資料的應用和分享，成了抗拒電腦化或阻礙電腦化成功的一項關鍵因素。電腦化系統如何對抗或取代泛黃的筆記本，關鍵在於企業高階主管的決心。

管理拾穗（NO.400）
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●本文作者曾渙釗 Arthur Tseng 安瑟管理顧問公司總經理
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