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管委會財務系統
2024/03/21 20:51
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社區大樓的管理就像公司管理一樣,不但有一大堆的瑣事,最重要的是得財務透明,畢竟所有的公共事務產生的收支,關係到每一位所有權人。但大樓的形態和公司還是有所不同,一來管委會的幹部不是同一戶,也不是同一個公司,彼此在公文或請款的聯繫上較不方便,往往一份請款單會躺在管理室許久,十天半個月都算快的了。另外、公司是營業單位,以賺錢為目的,所以對財務報表的要求較為複雜。而管委會主要要提供清楚的收支明細及帳戶餘額。

身為ERP顧問的我,剛巧辦公室的大樓也面臨了這個問題,於是便運用ERP+電子簽核系統設計了一套管委會財務系統,具體的設計如下:

基本資料建立 : 

角色定義:

員工 : 主委、監委、財委、總幹事、管理員、請款人員等等
客戶 : 收款的對象,例如:所有權人、大樓牆面出租的客戶
廠商 : 付款的對象,例如:電梯保養公司

要紀錄收支,最好的方法還是用會計記帳的方式處理最為簡單明瞭,但畢竟不是每個人都了解會計記帳的方式,所以要先在系統裡設定好對應會計科目,這樣就可以用直覺操作方式,自動產生會計分錄及會計報表了

眾多的費用也要先設定好對應的會計科目

當建立好這些基本資料後,除非未來有新的住戶或新的費用項目要建立,不然這些設定就固定不會再變動了,接下來先處理費用請款的問題

費用申請 :

申請款項的人員可能是總幹事、採購經辦等人員,所以運用網頁的模式方便在不同地方的人員操作,也不限於使用的裝置(電腦、手機都可以),開啟廠商費用申請單後,挑選廠商及費用項目,附上附件鍵入金額後就可以送審了

請款所需要的文件,可以拍照或掃描上傳,未來要查詢時也可以直接開附件查看,減少紙本文件保存的問題

請款的流程會依照管委會的規定,依請款金額簽核到不同的人員,例如:3,000元以下,請款後由財委審核後即可放款,超過3,000並且小於20,000則要簽主委簽核完,再由財委簽核後放款等等

需要簽核的人員會收到e-mail通知,再登入系統中進行核准,可以查看請款的內容、附件再決定是核准還是簽退

簽核完成的單據,會進入後端的ERP應付帳款,並將請款的項目、金額及對應的會計科目帶入應付帳款單

付款給廠商時,將應付帳款拋轉到付款單後沖帳存檔即可

最後再用彙總傳票的功能,將應付帳款及付款單整批產生對應的會計傳票

收款作業 :

不論是和大樓有承租業務的收款或是大樓管理費的收款,都是相同的運用方式。第一步先建立應收帳款,再收到帳款後進行沖帳,由於立帳通常是固定的循環,例如:每個月繳管理費或每季收一次租金等,當項目多時操作手續繁鎖容易出錯,所以我們先在應收立帳作業裡中批次立帳

第一步:先定義好收款對象的立帳項目、收款頻率及繳款月份

第二步:每個月做一次住戶應收立帳作業,可以依照收款對象、費用、繳款週期及月份篩選出本月要立帳項目有哪些

篩選出來後選擊整批產生應收,在ERP中的應收帳款就會整批建立了

接下來就如同應付的沖款一樣,當實際有收到款項時,將應收帳款沖帳

也可以運用對帳單查看有哪些帳款應收未收,管委會可進行催繳

如同應付的模式,將應收及收款批次產生傳票

當收支都已經產生了會計傳票,這時候只需要一鍵產生收支報表即可,是不是很方便呢!!!

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