郵件伺服器的建置就定位之後，下一步就是要建立使用者的郵件帳戶。每一個品牌的郵件伺服器在使用者的各類權限皆大同小異。主要的功能為下：

1. 使用者的帳號，密碼，真實姓名，部門，群組等等個資。

2. 收發信的權限，如：SMTP,POP3,IMAP等等。

3. 寄信限制，如：是否能做寄件備份？是否能寄送大量郵件？是否僅限內部收發？是否需要延遲寄出郵件的時間？

4. 回覆選項，如：1. 自動回覆訊息，2. 回信時自動副本轉寄給其他電子郵件帳號

以EVO郵件伺服器為例，上述的功能皆以囊括。除此之外，郵件管理員能夠使用關鍵字來篩選使用者名單，非常方便。

除了上述的使用者功能之外，為方便郵件管理員，EVO郵件伺服器也提供帳戶密碼捕捉模式，開放時方便使用者自行輸入帳密。另外，可提供使用者帳密報表，以備不時之需。