一般來說，郵件伺服器若有建置 Quota 功能，可解決此問題。

但是經過實驗， Quota 會造成郵件伺服器的負荷更大。因為每一次有信進來， Quota 必須重新計算餘下的空間，導致對硬碟更操。使用者一多，信件來往一頻繁，反倒會拖慢郵件伺服器的速度。

以 EVO 郵件伺服器為例 : Admin 可告知使用者，任何超過特定時限（例如：兩星期）的信件會從郵件伺服器上刪除。

在另一方面，可參考這個連結以手動的方式將所有使用者的過期郵件備份出來到普通行動碟，例如： 1TB or 2TB。這樣一來，這些備份可以當作離線備份以供老闆稽查。

在 EVO 未來的 Roadmap 中，已經將上述的郵件備份排程功能放入，以方便 Admin 免於手動備份的動作。當此功能建置完成後，會在第一時間宣布。