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公文的附件
2022/10/10 10:10
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公文的附件

        公文帶有附件,極為普遍。行政院《文書處理手冊》對於公文在何種情況?須夾帶附件,僅有兩處規定:其一:「其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型態時,應編列為附件。」;其二:「承轉公文,………來文過長仍請儘量摘敘,無法摘敘時,可照規定列為附件。」不過,該如何在公文內表明附件的名稱及份數,實務上頗為分歧,有釐清之必要。

        民國87年以前,使用「制式公文用紙」,有16開及8開兩種規格,內劃有「欄框」,以便手寫時在欄內依序書寫。其中,「附件」乙欄大都置於右下角,由於欄內所能書寫的文字有限,若附件較多或名稱較長,只好借用「說明」段的最後一項,書寫附件的名稱及份數,而在「附件」欄內寫:「如說明○」,意使收文人員前往「說明○」察看,以便點收;惟有人簡化為「如文」2字,而附件又散見在「說明」段各項,將使收人員點收不便。

        民國87年以後,統一使用A4紙張,並取消欄框;民國94年,公文改為橫式書寫,依然使用沒有欄框的A4紙張。由於沒有欄框限制,附件較多或名稱較長,都不受影響;因而公文有附件時,可逕在「附件:」後,表明附件的名稱及份數。倘若在「主旨」或「說明」段內,已有附件名稱及份數時,亦可在「附件:」後書寫:「如主旨」、「如說明」或「如說明○」,方便收文人員點收。

        《文書處理手冊》規定:「正、副本檢附附件不同時,應於文內分別敘述附件名稱及份數。」此種情況有四:(一)公文有附件而未表明時,即:正本有附件、副本沒有附件。(二)正、副本都有附件時,僅在副本收受者之後加(含附件)。(三)正本沒有附件、副本反而有附件,在正本收受者之後加(不含附件);副本收受者之後加(含附件)。(四)附件不與本文分離為原則,但附件較多或不便裝訂時,應裝袋附於文後,並書明○○字號之附件。

        總之,公文有附件時,點收不慎極容易疏失,承辦人理應顧及收文人員點收之便利。此外,若公文表明有附件,卻未見有附件或附件不全,收文人員應向原發文單位洽詢;如為急要文件,可先送承辦單位簽辦,俟附件到齊後,再補送承辦人簽收。

民國87年以前,使用「制式公文用紙」,內劃有「欄框」。「附件」乙欄大都置於右下角,由於欄內所能書寫的文字有限,若附件較多或名稱較長,只好借用「說明」段的最後一項,書寫附件名稱及份數,而在「附件」欄內寫:「如說明○」,意使收文人員前往察看,以便點收。

這是民國87年以前的《文書處理手冊》,書內規範「制式公文用紙」的位置與尺寸,但每個機關都略有不同;其中「附件」乙欄雖置於右下角,但與上圖的日期及字號位置不同。

這是民國87年以後、民國94年以前的《文書處理手冊》,已統一使用A4紙張,並取消欄框,但仍為直式。書內規範「統一用紙」的位置與尺寸,不再每個機關略有不同。

這是民國94年以後的《文書處理手冊》,書內規範「統一用紙」的位置與尺寸,亦即現行橫式公文用紙的規格,且全國一致。

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