簽的作法

    「簽」為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情，並作為抉擇之依據。公文改革之前，稱為「簽呈」，目前除給總統仍保留簽呈之外，其餘均改稱簽。按行政機關的簽分為兩種，一種是機關內部單位簽辦案件時用的「簽」此種簽依分層授權規定核決，簽末不必敘明陳某某長官字樣；另一種是具有幕僚性質的機關首長（主管）對直屬上級機關首長（主管）的「簽」，此種又稱「創簽」，簽末得用「敬陳○○長」字樣。。

    「簽」與「稿」關係至為密切，就擬辦方式而言，凡法令案件、重大案件、會商未獲結論案件、提會討論之案件、重要人事案件以及其他牽涉較廣的案件，採用「先簽後稿」；僅為說明、或依法准駁、或限時辦發之案件，採用「簽稿併陳」；一般案情簡單或例行承轉案件，可採用「以稿代簽」的方式。

    茲將簽的製作方法，分述如下：

　一、結構：簽的結構按擬辦方式，分以下3種款式：

　　(一)一般存參或案情簡單之文件，得於原件文中空白處簽擬。

(二)視情形使用「簽」，如案情簡單，可使用便條紙，不分段，以條列式簽擬。

(三)簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式辦理。

１、「主旨」：扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦，不分項，一段完成。

２、「說明」：對案情之來源、經過與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。

３、「擬辦」：為「簽」之重點所在，應針對案情，提出具體處理意見，或解決問題之方案。意見較多時分項條列。

４、「簽」之各段應截然劃分，「說明」一段不提擬辦意見，「擬辦」一段不重複「說明」。

　　二、各段規格：在原件擬辦欄或文中空白處簽擬，以及條列式的簽，並無制式規格，以下僅針對先簽後稿的規格敘述如下，並作說明於後。

 

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　檔　　號：
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　保存年限：
簽於○○○（機關或單位）
主旨：
說明：
擬辦：
　一、
　二、 
　三、
　　敬陳 
副○長
○長

○○○(蓋　章)（日期及時間）

 

　　三、舉例：

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　檔　　號：
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　保存年限：
簽於○○○（機關或單位）
主旨：○○部為亞洲開發銀行請撥付亞洲蔬菜研究發展中心補助新台
　　　幣000元，擬准動支本（00）年度第二預備金，簽請　核示。
說明：○○部函，為○○銀行以亞洲開發銀行請自該行B帳戶我國繳
　　　付本國幣股本內支付亞洲蔬菜研究發展中心新台幣000元，業
　　　已先行墊撥，上項亞洲蔬菜研究發展中心補助費，本年度未列
　　　預算，既由○○銀行墊付，請准在第二預備金項下撥還歸墊。
　　　又本案事關涉外重要案件，特專案簽辦。
擬辦：擬准照○○部所請，在本年度中央政府總預算第二預備金項下
　　　動支。
　　敬陳
副○長
○長

○○○(蓋　章)（日期及時間）

 

    四、報告：「報告」的作法與「簽」幾乎相同，只是性質不同。按「簽」為幕僚處理公務表達意 見，以供上級瞭解案情，並作為抉擇之公文；而「報告」係幕僚處理個人事務，如請假、進修、辭職……等，表達意見，以供上級核決的公文。由於「報告」乃以個人為主體，如簽末敘明「敬陳○○長」時，應將直屬主管逐一列明。