公告的作法

　　民國17年制定《公文程式條例》至民國61年第二次修正止，都將「公告」定義為「對於公眾宣布事實或有所勸誡時用之。」民國62年政府再次修正該條例時，為配合時代的潮流，刪除「有所勸誡」此種具威權時代的文字，而為「對公眾有所宣布時用之。」民國82年再次修正時，才在「對民眾....」之上，加上「各機關」之主詞。

    「公告」既是向民眾宣布週知的公文，自然不宜用其他型式的公文來代替，歷次修正《公文程式條例》大多規定，除公告外，其餘都可用電報或代電行之。現行修正的公文程式條例，則規定：所有的公文，必要時得以電報、電報交換、電傳文件、傳真或其他電子文件行之。這項彈性規定，使「公告」也可以配合資訊化社會的來臨，採用現代科技方式宣布事情。

　　公告的製作方法，分述如下：

　一、結構：公告的結構分為「主旨」、「依據」、「公告事項」3段。「主旨」一段段名不變，「依據」及「公告事項」兩段段名，均可因事、因案加以活用。公告內容僅就「主旨」補充說明事實經過或理由者，可將「公告事項」改成「說明」為段名。至於公告結構雖然分為3段，但案情簡單，能用「主旨」一段完成者，不必勉強湊成2段、3段。另外，一般工程招標或標購物品等公告，儘量利用表格處理，免用3段式。

　二、文字用語：

　　(一)公告一律使用通俗、簡淺易懂之文字製作，絕對避免使用艱深費解之詞彙。

　　(二)公告文字必須加註標點符號。

　　(三)公告內容應簡明扼要，非必要者各機關來文日期、文號及會商研議過程等，不必在公告內層層套用敘述。

　　(四)公告內如另有附件、附表、簡章等文件時，僅註明參閱「某某文件」，公告事項內不必重複敘述。

　三、各段規格：公告規格除沒有「受文者」、「正本」、「副本」外，也不必書明「機關地址」及「傳真」；而管理資料也僅有「發文日期」與「發文字號」兩項而已，茲將規格敘述於下，並作說明於後：

　四、分段要領：

　　(一)主旨：扼要敘述公告的目的與要求，應力求具體扼要。考試的「主旨」只要按題旨書寫即可。

　　(二)依據：應將公告事件之原由敘明，如引據有關法規，僅提及該法規的名稱及條文，不必敘述條文內容；如依照機關來函，亦僅提及該機關的名稱及文別，非必要，不敘來文日期及文號。

　　(三)公告事項：條列公告的內容。按公告內容所涉及的項目，不外乎「人、事、時、地、財、物」六項。製作公告之前能以此作為思考的方向，大致不會掛一漏萬，甚至於寫完公告後，再用這六項逐一檢查，以確保公告內容之完整；否則稍有不慎，極容易有所疏漏。

　五、公布方式：

　　(一)張貼佈告欄：公告張貼於機關佈告欄時，必須蓋用機關印信，於「○○○　公告」之下關出空白位置蓋印，以免字跡模糊不清。

　　(二)公布在公報上：公報為政府出版品，具有法律上公文書的性質，為簡化公文，無機密性之文件，實可利用公報刊出，以代替行文。由於公報具有公文書性質，該公告仍須署機關首長職稱及姓名。

　　(三)刊登在報紙上：刊登在報紙上的公告，為目前最常見者。公告登報時，得用較大字體簡明標示公告之目的，不署機關首長職稱及姓名。如需其他機關處理者，得另行檢送。

　　(四)機關因業務需求，得將公文（公告）登載於電子公布欄，並得輔以電子郵遞告知，不另行文；登載電子公布欄之公文應註明登載期限，超過期限者，應自電子公布欄專區移除。 

　六、附註：有一種類似公告公布方式的公文叫做「公示送達」，依照《公文程式條例》第13條規定：「機關致送人民之公文，得準用民事訴訟法有關送達之規定。」當政府機關回復民眾申請案件，或主動表達公務，經多次投遞仍無法送達時，因事關民眾權利義務，可刊登在政府公報，或張貼在機關佈告欄上，在所限定的時間內，民眾仍未前往領取函件，該機關可依規定逕予撤銷結案。

七、舉例：
 

　　　　　　　行政院青年輔導委員會　公告

發文日期：中華民國00年00月00日 

發文字號：○○○字第0000000000號 
主旨：公告代辦台北市銀行外勤工作人員甄選。

公告事項：
　一、甄選名額：共00名(外勤雇員00名、外勤練習生00名)。
　二、應徵資格：凡年在00歲以下(民國00年以後出生)，公私立高級
　　　商業職業學校或高級中等以上學校畢業，持有畢業證書，身體
　　　健康，服畢兵役的男性青年，都可應徵。
　三、報名日期：00年00月00日至00年00月00日 (星期六及星期日照
　　　常辦理)。
　四、報名地點：○○市○○路00號。

　五、其他詳見甄選簡章，函索 (請附貼足平信郵票和寫好姓名地址
　　　的信封1個)即寄。
主任委員　○○○