郵件伺服器基本上跟其他的伺服器，如檔案伺服器或是網域伺服器一樣，一天工作二十四個小時。一年三百六十五天下來，各種軟硬體上的問題可能造成重要的電子郵件損毀。公司的對外聯繫可能就此癱瘓。

正因為如此，郵件伺服器必須有簡易且完善的備份機制。在狀況發生時，能夠讓EMAIL的流失降到最低的程度。

備份出來的資料強烈建議複製到另一個USB硬碟或是網路磁碟機，而不要用本機磁碟機。速度雖然慢點，但是保險。並且至少每一星期備份一次電子郵件本身和郵件收發記錄。使用者名單內含帳密、部門和聯絡電話等等大約一個月備份一次或是有大幅度人事改組時再做一次備份。

以EVO郵件伺服器為例， 可直接備份整個'EvoMailServer'的子目錄：

Windows 7, 2008 R2 SP1, Vista的目錄為

 'C:\ProgramData\EvoMailServer\'

Windows XP, 2003 R2 SP2的目錄為

'C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\EvoMailServer\'

您可利用批次檔（Batch file, 例：mailbackup.bat）搭配Windows內建的「控制台 / 系統管理工具 / 排程工作」將上述的子目錄定期備份至準備好的目的地。

EVO郵件伺服器的EvoMailServer子目錄內劃分為六部分：

1. 備份全部郵件 -
     a. 請到'EvoMailServer\HOSTS\DEFAULT\ARCHIVE\'。
     b. 郵件備份分類為：[INBOUND]、[OUTBOUND]。
     c. 每一類先以年月（YYYY-MM）為子目錄名稱區隔，再以日（DD）為下一層子目錄名稱區隔以方便查詢。
     d. 郵件備份以.eml格式儲存。

2. 備份使用者帳戶 - 請參考「帳號」→「輔助工具」→「產生」的使用說明。

3. 備份電子郵件收發紀錄 - 請到'EvoMailServer\CONFIGS\'中使用「記事本」檢視yyyy-mm-dd-mails.txt檔

4. 備份事件日誌 - 請到'EvoMailServer\LOGS\'中使用「記事本」檢視（年為Y,月為M）：
     1. AUDIT_YYYY-MM.TXT - 帳號登入紀錄
     2. POP3_YYYY-MM.TXT - POP3連線紀錄
     3. SMTP_YYYY-MM.TXT - SMTP連線紀錄
     4. SYSTEM_YYYY-MM.TXT - 事件紀錄（資訊、警告、錯誤）

5. 備份SSL憑證資料 - 請到 'EvoMailServer\CONFIGS\CERTSTORE' 可看到SSL憑證資料。

6. 備份郵件伺服器的「設定參數」和「IP位址來源過濾名單」 - 請到'EvoMailServer\CONFIGS\' 中使用「記事本」檢視：
     i. config.ini - 郵件伺服器程式設定參數
     ii. ipaccess.ini - IP位址來源過濾名單

只要把郵件相關的資料定期做備份，相信日子也可以過得很輕鬆喔！