箋函的作法

　　紙之精緻華美者曰「箋」（或「牋」），如花箋、錦箋，多供書札之用，故稱書信為「箋函」；古人所用信箋，約長一尺，又稱「尺書」。 
　　「箋函」最應著重在發、受文雙方的關係，倘若稍有差錯，不僅貽笑大方，而且容易得罪人。以往替長官撰擬「箋函」，多數由其秘書執筆，乃著眼於長官秘書較能了解發、受文雙方的關係，而當時擔任秘書者，擅長文牘，為必要條件之一；如今，長官秘書鮮少深諳書信往返，於是替長官撰擬「箋函」的工作，則交由業務承辦人辦理，承辦人對於「箋函」的製作，常有「下筆如千斤之重」的慨嘆！

　　箋函的結構，分前文、正文及後文三部分：

一、前文：包含稱謂、提稱語、啟事敬辭、開頭應酬語等4項。

　（一）稱謂：確定雙方關係。包含稱人、自稱、對他人稱、對他人自稱。

　（二）提稱語：表示請人察閱之意，與收信人身分息息相關。

　（三）啟事敬辭：為陳述事情之發語詞，分去信及回信兩種，亦與收信人身分有關。本項可略而不用，惟遇有請求時，可適機而用。

　（四）開頭應酬語：開頭應酬語猶敘寒暄，作為點綴之用，避免突如其來，而有事出唐突之感。其種類繁多，有表思慕、有敘別情、有頌揚德業、有祝福起居、有切時、有切事……等。本項可略而不用，惟對象為尊長；或有覆信、謝贈、訪謁、前已寄信……等情況時，順便提及，以免隔閡。

二、正文：本項為箋函之主體，既無定式，亦無定法，概以層次分明、簡明清晰、表達懇切為要。

三、後文：包含（結尾應酬語）、結尾敬辭、問候語、署名敬禮、月日、（補述）等6項。

　（一）結尾應酬語：結尾應酬語猶如臨去道別，大多寥寥數語，用以表示請教、期盼、感謝、求恕……等；或有所餽贈，請求收納；或託人辦事，先行致謝……等情形時，則予適當使用。本項亦可視情況，略而不用。

　（二）結尾敬辭：用以申訴己意，或請對方收鑑，作為書信結尾。

　（三）問候語：以請安、祝福、祝賀、弔慰……等相關用語，向對方致意。

　（四）署名敬禮：署名應與前文中的「稱謂」相呼應，以示雙方關係。署名下的敬辭，視身分及雙方關係而定。

　（五）月日：標示發信時間。

　（六）補述：書信寫完，或有遺漏之事，可於信末補述，此乃不得已之作法，鄭重恭敬之信札，以不用為宜。

　　另有「便箋」乙種，乃簡短的箋函，古稱之為「短箋」或「小牋」，舉凡借書、還物、訪語、餽贈、稱謝……等細事，為免書信之繁複，用「便箋」表達意思，以求其簡單而便捷。便箋用語簡明扼要，所有應酬語及客套話均予省略，僅保留稱謂、結尾敬辭、署名敬禮及月日等項。便箋大都派人遞送，或訪問不遇而留交；再者，便箋僅能用在知交及晚輩，對於新交、尊長或郵寄，均以不用為宜。

　　箋函予人有親切之感，在公務未決階段，先以箋函往來，或可達成「公文」無法達到的效果；再者，便箋有其方便、實用之處，若能善加運用，適足以增進私誼，俾利公務。

 

箋函範例【一】

○○吾師壇席：久未肅函，叩問

起居，疏懶之咎，固弗敢辭；茲值新年伊始，敬維

道隨時長、福與歲增，為頌無量。生去年自○○大學研究所卒業後，即株守家園，一籌莫展。素諗吾

師與○○學校○校長交誼甚篤，用特函懇

賜書推薦，如蒙

玉成，俾得貢獻所學，裨益後生，則感激無涯矣。肅此拜懇。敬請

教安

受業○○○　　　拜上00年00月00日

又及：師母前祈代叱名請安。

 

箋函範例【二】

○○（稱謂）提稱語：

　　為匯集本會近年研究發展成果，特依本會核心業務規劃「2010臺灣」、「政府改造」、「政府績效評估」、「電子化政府」及「知識型政府」等5項主題發行「優質臺灣創新政府」系列叢書，以增進各界對政府運作實務之瞭解。

　　本系列叢書分3階段出版，及至93年2月「知識型政府」出版，本系列叢書終告完成。其中「2010臺灣」、「政府改造」、「政府績效評估」及「電子化政府」業已送請指正，謹奉上「知識型政府」一書，尚祈　惠予指教。耑此

　　順頌

勛綏

（自稱語）○○○　　　　敬啟

00年00月00日

 

便箋範例【一】

　　明晚6時在寒舍餐敘，敬請　光臨，幸勿見卻。

　　此致
○兄
　　　　　　　　　　　　　　　　弟○○鞠躬　00月00日

便箋範例【二】

　　今日來訪未晤，因有要事商量，明日下午3時再趨拜，務請　曲留為幸。
　　此上
○兄
　　　　　　　　　　　　　　　　弟○○留上　00月00日