紙本收據拍照存檔很方便，但若要把資料整理進試算表，光有一張 PDF 還不夠。辨識工具可以協助讀取文字、整理欄位；匯出後仍要回到原始收據核對，才適合用於報帳或記帳。

ScanPDF AI 將功能分成掃描 PDF、照片轉 PDF、OCR PDF 與收據轉 Excel 等流程。它的收據頁面列出 PDF、TXT、CSV 匯出選項，以及商家、日期、總額、稅額、幣別與品項等資料欄位。以下這份檢查清單，適合在匯出 CSV 後快速使用。

一、總額與稅額

先確認總額是否與收據上最後應付金額一致，再看稅額有沒有被放進正確欄位。折扣、服務費或小費有時會改變最後金額，不能只核對商品小計。若有多張收據，最好逐張對照，不要只看表格加總後是否「差不多」。

二、日期與商家

日期格式可能受到地區設定影響，例如月／日與日／月順序不同。跨月份整理時，這個差異會讓紀錄落在錯誤期間。商家名稱也可能因標誌、縮寫或收據版型而被辨識成不完整文字。建議保留原始照片或文件，讓日後查帳時有依據。

三、幣別與品項

外幣消費尤其要檢查幣別欄位；只留下數字而沒有幣別，後續很容易誤讀。品項多的收據則要抽查數量、單價與行項金額是否對得上。CSV 能讓資料進入試算表，但不代表每一列都已經正確。

四、輸入文件是否清楚

拍攝時讓紙張平整、四角完整入鏡，避免手影與反光；完成後放大檢查小字。模糊、歪斜或折痕都可能影響辨識。若收據上有個人或付款資訊，也先了解服務目前的檔案保存與隱私說明，再決定是否上傳。

商品頁上的示例可以說明欄位大致長什麼樣子，但不能證明自己的收據一定會得到相同結果。第一次使用時，可以選擇自己有權處理、且不含敏感資料的樣本，逐欄核對後再把流程納入日常記帳。把「匯出」視為整理工作的開始，而不是核帳的結束，會更可靠。