經營管理 把會開得更好

黑幼龍 作者是卡內基訓練負責人

你說的一點都不錯一一没有人喜歡開會。

只是讓人覺得相當可惜。因為開會本來大可不至如此。

你不能否認大家在開會的時候一一

1.能分享各人寶貴的經驗;

2.能貢獻各人的智慧;

3.能集合大家的想像力;

4.能凝聚每个人的意志;

5·能進而組織行動步驟。

想想要是不開會的話,要花多少時間才能達成這些效果,

有些項目可能根本無法個別作到。

照這樣看,會開會的公司真的很有福氣。

因為他們的公司一定比較有競爭力。

同仁的士氣一定很高昂。

我就見過這樣的公司。他們每天上班的時候真的很開心。

現在我就想和你談談怎麼樣才能把會開得更好。

1.準時一一雖然大家都知道開會該

   準時,但每次開會還是有人遲到,連董事長主持的會都有人遲到。

為什麼會這樣呢?因為他們知道會議不會準時開始;

大家會等他們;還有,更重要的是,他們認為自己可以遲到一下,

因為他們在忙業務,在跟客戶通電話。

結果等這個、等那個,等得會議一開始就情緒不佳,兆頭不好。

所以準時是第一步。

2.取得共識一一開會前問大家,今天這個會該怎麼開。

   好比說,什麼時候散會;什麼時候休息十分鐘;

   開會的時候那些事不能做(看雜誌、倒茶等)。

    經過討論的共識大家比較喜歡遵守,會議的進行也有意思多了。

  

3.請一人當會議「輔導」一一他不是主席,也不參加討論。

    他的工作是注意議程的進行一一

      現在的討論是否偏離議題了;

      某人發言應在一分鐘後結束;

      作這個結論前應獲每個人的同意;

       現在討論的事項(如福利、待遇、價格)已超過與會者能作決定的範圍,

       還有十分鐘會議就要結束了,等等。

      由於這位輔導不參加討論,所以比較客觀,不容易陷入情緒之爭,

      大家也喜歡由他來輔導會議的進行。大家也更樂於開會。

4.常將會議分成四階段一一

階段一

先確定今天要討論的是什麽事。

好多公司只顧開會,討論得也很熱烈,可是沒

確定開這會要解決的問題是什麽。

階段二

要討論這件事的可能原因有那些,不是現象,而是原因。

階段三

很清楚地問大家有那些可能的解決辦法,盡量的提出,不作任何批判。

階段四

是討論最好的解決辦法是什麼。

你看,開會常無法獲得完美的方案,所得的結論也常常不是唯一的真理。

而是在眾多想法中設法找一個最好的

(如此自己的意見未獲採納也不至於太不舒服了)。

6.分派任務一一

會開完了,工作才要開始。由誰作那一部份。

什麼時候完成或報告結果。

這樣大家才會喜歡開會。

最後再告訴你一個小秘密一一

下次開會,如果是你當主席,

把你的意見留到最後才說出來,

你會發現大家更樂於發言,真心話也講得更多。

這不就是開會的目的嗎?