成功秘訣
作家:j2ml4f8ti
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    2016/06/18 19:35:08
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    分辨需不需要鍵入Google通訊錄裡,因為很多社交場合交換的名片,只是客套一下,將來也不見得有交流的機會,像這樣的名片我就留著,但不輸入Google通訊錄裡。

    需要時只要輸入關鍵字就可以找到資料,非常方便。至於已建檔的實體名片,有人建議丟棄,也有人建議可以留起來。不管如何,把名片資料建立成電子檔是首要的第一步。

    也許你會問:如果老闆要找所有﹁模具廠﹂的名片,而不是以公司名稱來找,那要怎麼辦?其實收到名片時,我已經把名片上的資料鍵入Google通訊錄中,並且在備註欄裡鍵入這家廠商的營業項目,只要在Google通訊錄中搜尋「模具廠」,就可以找到所有和模具廠相關的資料了。

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    ◎分辨

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    身邊也有秘書朋友,他們覺得收到一張名片,也代表發出一張名片,所以拿名片盒子來收放名片剛剛好。用簽字筆在每個盒子上寫分類或是編號,方便又好用。但我沒有用這個方法,是因為名片盒大小和名片一樣大,不能在裡面加索引標籤,而牙線棒盒放入名片後還有一點空間可以加索引片,所以我就採用牙線棒盒了。

    很多人覺得名片整理很頭痛,可是對我來

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    說,名片是所有物品中最好整理的了。目前市面上有很多名片數位化的工具,像是XX名片王之類的應用程式或掃描器,都可以把名片掃描後存檔,並建立資料庫。

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    ◎分類與排序

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    而我的做法是:

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    整理資料或檔案的目的,就是為了減少尋找的時間,所以我只要將名片粗略分類,就可

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    以減少尋找的時間。

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    因為我老闆的工作是和企業廠商一同作研發工作,所以常會和同家公司裡的許多人交流,這時把同公司的名片集中在一起會比較好找,所以我就依公司來分類,再依公司名稱第一個字的筆劃數去排序。

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    早期我都是買市售的名片收納盒,依廠商名稱第一個字的筆劃數放進名片盒的索引卡中,後來我發現一般常用的牙線棒透明盒尺寸跟名片大小差不多,放進去剛剛好,所以我就改用牙線棒的盒子來存放名片。拿一枝可以水擦的奇異筆在盒子上寫下數字,依筆劃數放入盒中即可。

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    分類的方法有好多種,依每個產業的不同而有不同的分類方式,有的是以地區分;有的以產業類別分;有的依時間分。

    文、圖/摘自《整理,讓我脫胎換骨》,Ada著,三采文化出版

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