分層負責

　　所謂「分層負責」，就是將機關掌理的業務，逐級授權下層主管（人員）決定，以簡化文書處理流程，提升行政效率。

　　理論上，一個機關的職掌應由首長負全責，惟事有輕重緩急，悉由首長決定，難免不符實際，且因首長案牘勞形，無暇思考政策問題。所以，每個機關都會依照《中央行政機關組織基準法》第8條第2項規定，實施分層負責，逐級授權，並就授權範圍，訂定「分層負責明細表」。

　　機關（學校）有其屬性及架構，「分層負責」該分幾層？無法硬性規定，通常以3層為原則，不多於4層、不少於2層。即以市政府為例，市長（副市長）為第一層；局（處、室）主管為第二層；科（室）主管為第三層；若設有「股」者，則為第四層。一般而言，凡是方針、計畫、目標及政策等重要事項，都由機關首長決定；凡是依據原則、法規、解釋及案例等，而為一定處理者，大都授權下層主管決定。

　　雖然每個機關都訂有「分層負責明細表」，實務上常因首長性格，而不同的作法。控制欲較強的首長，授權範圍及層次較窄；反之，則較寬。當遇到強勢首長時，下層主管樂於往上陳報，以免負責。所以，看似例行公事，從承辦人擬辦到首長決行，往往蓋7、8個章，結果疏失不見得排除，卻影響行政效率。依本人公務經驗，從擬辦、初核、複核到決定，超過4個章，都有檢討必要。若急要文件，主管人員宜自行辦稿，以節省核轉時間；若普通文件，可授權下層主管決定，前者的「擬辦」往上調，後者的「決定」往下降，也就是「分層負責」的目的。

　　依《文書處理手冊》第14點規定：第2層、第3層直接處理之案件，必要時得敘明「來（受）文機關」、「案由」及「處理情形」、「發文日期字號」等，定期列表陳報首長核閱。個人認為：定期列表陳報，一則卸卻下層主管的責任，一則讓首長了解代為處理的案件（必要時首長可要求補陳），各機關應視為必要工作。

　　授課時，適有聽講者提問，限於時間，無法完整敘述，乃撰文答復，也讓網友認識「分層負責」的理論與實務。