公文格式的演變

　　有網友提問，現在公文從頂端的「檔號」，到管理資料第5項的「附件」，占滿了首頁的一半，要寫「主旨」時，已在紙張中段之後，式樣有些奇怪！

　　公文式樣，與書寫工具息息相關。早年，用毛筆書寫，以宣紙為公文紙，紙張大小不一，並無一定規格，只要把公文意思，表達紙上，蓋用印信，即為正式公文書。約莫40年前，本人擔任公務員時，仍有人用毛筆，但使用鋼筆及打字，已日益普及，所使用的紙張有8開及16開兩種（註一），此種規格稱為「制式公文紙」。

　　制式公文紙，除首頁有速別、密等、受文者、副本收受者、發文日期及發文字號……等各欄外，為書寫方便，本文部分劃有紅線。民國80年代以後，電腦及印表機逐漸被人廣泛使用，起初模擬制式公文紙為式樣，後來發現電腦處理線條的能力很弱，傳輸速度又是文字的3倍，加上印表機印出的文字整齊美觀，無須在紙上劃線。因此，行政院乃修訂《文書處理手冊》，規定自民國87年7月1日起，一律採用Ａ４紙張印製，不再劃線，是為「新公文格式」，其式樣與現行的公文格式相近，只是採用直書而已。

　　民國94年1月1日，公文書由直式改為橫式，公文格式也略作調整，主要不同如下：

一、發文者及文別，採置中處理，其右上角增加「檔號：」及「保存年限：」。

二、發文者次行右邊，除「機關地址：」外，將原為「傳真：」改為「聯絡方式：」，並在《文書處理手冊》附錄範例中，在「聯絡方式：」之後，註明「承辦人、電話、傳真、e-mail」等項（註二）。

三、在「受文者：」之上，增列（郵遞區號）、（地址）兩項，以便使用「口洞式信封」時，將受文者的郵遞區號及地址，逕予打入。

四、調整管理資料5項的順序，將「發文日期：」、「發文字號：」列在前，以便採用「口洞式信封」時，可在口洞看到該兩項。另外，「密等及解密條件：」修正為「密等及解密條件或保密期限：」。

五、署名採貼左邊簽署或蓋印。

六、採用4種大小不同的字體，即「檔號及保存年限」採10號字；「發文者及文別」採20號字；「機關地址及聯絡方式」、5項管理資料、「正本及副本」採12號字；「受文者：」、本文及署名採16號字。

　　人類書寫工具，幾經變革，以往漢字採直書，想必與竹簡有關；如今改為橫書，亦與電腦有關。民國101年，政府將全面實施「線上簽核」，雖仍維持橫書，但公文格式或許又須若干調整。所以，現代的人除經常要注意變革外，又得隨時調整觀念與作法，實在很辛苦！

註一：許多人已經不知道「開數」的算法，即以報紙大小為例，若將報紙攤開，是為2開，折半是為4開，再折半是為8開，再折半是為16開。現在的Ａ４用紙，大小約在8開及16開之間。

註二：為推行新公文格式，研考會曾以（87）會訊字第02760號書函，行文全國各機關，並附送「新公文格式百寶盒」磁片及錄影帶。本人仔細觀賞該教學影片，其中講解有關「機關地址：」及「傳真：」時，特別表明，無須表明承辦人姓名，以免造成困擾；惟據本人所知，目前許多機關公文，在此記明承辦人的姓名、電話、傳真及e-mail，據說確實帶給承辦人不少困擾。