目錄及索引
2008/01/11 00:38
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建立及修改目錄
標記索引項目
建立及修改索引1
您可以在長篇文件中加入目錄及索引以協助讀者搜尋資訊。 目錄 通常顯現在文件的起始處，並條列文件主要標題、副標題及相對的頁數。您可以利用目錄提供文件包含的主題，能讓讀者快速瀏覽主題，例如，「高登園藝公司園藝指引及庭院電動工具」依照目錄編排如下。
| 目錄模式 |
索引 通常出現在文件結尾，依照字母排列文件中主要標題、名稱、術語及其相對頁數，每項索引清單稱為2 項目 。您可以為文字、片語或標題符號建立索引，標題符號如果橫跨多頁或關聯到其他項目稱為 交互參照 ，如果您的特定主題區有許多索引項目，您可能需要利用多層次索引，多層次索引包含相關副標題的主題，每一個副標題清單稱為 次要項目 ，例如，您的主要索引項目是「草坪用配備」，您可以將「割草器」及「除草機」組成副標題並置於「草坪用配備」之下。
當您在Word建立索引前，必須標記每個想包含在索引裡的項目及次要項目，您也必須標記適當的交互參照。在您完成標記項目、次要項目及交互參照之後，可以利用3 插入 功能表／ 參照 子功能表／ 索引及目錄 指令以建立索引，稍後您可以編輯文件並新增或刪除變更頁數的部分，Word會追蹤變更並在更新索引後套用變更部分。
在本章中，您將學習如何建立及更改目錄、標記項目及交互參照索引，然後建立並更改索引。4
本章使用的範例檔有 TabContents、MarkEntry 及 CreateIndex ，您可由書中所附的光碟來安裝。
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標記索引項目
在Word建立索引前，首先您必須標記想要包含在索引的項目，例如，標記名稱、術語、標題及文件中相關主題的文字，而選取文字將幫助讀者搜尋每個主題。當您標記項目時，請先選取文字，然後輸入或接受同義索引項目名稱，Word會輸入33 XE （索引項目）欄位代碼以定義索引項目的文字、頁碼及其他選項，就像次要項目文字， XE 欄位代碼以格式化標記顯示在文件中。您必須按一下 一般 工具列上 顯示34 ／ 隱藏 鈕來顯示或隱藏格式化標記。
您可以利用 索引項目標記 對話方塊，個別標記索引項目，或標記其他的每一個索引項目文字。 索引項目標記35 對話方塊保持開啟狀態能讓您選取並標記索引項目；您也可以在標記索引項目時，同時將它格式化成別種樣式，例如，您平常在書本標題中會加上底線或加粗頁碼，現在可以用同樣的方法套用在索引中。
在索引中， 交互參照 指出與目前項目有關之其他索引項目，例如，如果您在索引中搜尋「水仙」，它可能包含的交互參照有「參閱 黃水仙」。當您建立索引時，您必須預期到讀者的需求並且把相關術語聯想在一起，如果您在「高登園藝公司園藝指引及庭院電動工具」上搜尋混合燃料氣，您可能要交互參照到「汽化器」索引標題。
當您在標記文件的索引時， 標記索引項目 對話方塊中有一個設定交互參照項目選項，預設的交互參照文字是「參閱」，也可以輸入像是「請參閱」等字，在交互參照文字之後，輸入您想提供讀者參照的索引項目。36
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在練習中，您將學習如何格式化及標記項目、次要項目及索引交互參照。
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按一下42 項目標記 ，顯示 索引項目標記 對話方塊， 主要項目 方塊顯示文字「有機原料」。
43
| Word文件上開啟索引項目標記對話方塊 |
按一下 全部標記 顯示格式標記，用索引項目欄位代碼將之後所有文字「有機原料」標示起來。
| 含索引之Word文件 |
當您想要將文件中重要的專有名詞編入索引，44 全部標記 是很適合的用法，若您只是要將某個觀念或副標題中單獨的例子時編入索引，則請您選取 標記 即可。
按一下 關閉 ，關閉45 索引項目標記 對話方塊。
在 一般 工具列上，按一下 顯示 ／46 隱藏 關閉格式標記。
將插入點移至第一頁第二段結尾（文字「樹枝等」）的地方。
按一下 Alt + Shift + X47 以開啟 索引項目標記 對話方塊。
在 主要項目 方塊上輸入「堆肥」。
按一下48 Tab 鍵將插入點置於 次要項目 方塊並輸入「建立」。
拖曳 索引項目標記 對話方塊的標題列到螢幕右下角。49
選取第二頁第三段的文字「生產力」（第四行）。
按一下 索引項目標記 對話方塊標題列將它開啟，文字「生產力」顯示在 主要項目 方塊中。
在50 頁碼格式 區，選取 粗體 核取方塊，然後按一下 全部標記 。當Word建立索引，顯示「生產力」項目頁碼為粗體。
上拉螢幕並選取第二頁第三段的文字「有機原料」。51
按一下 索引項目標記 對話方塊標題列並將它開啟，然後清除選取 頁碼格式 區 粗體 核取方塊關閉頁碼格式。52
在 選項 區按一下 交互參照 選項，插入點移到 交互參照 方塊文字「參照」之後的空格上。53
輸入「有機原料」然後按一下 標記 ，交互參照會顯示「參考有機原料」。
按一下 關閉 關閉 索引項目標記54 對話方塊。
| 交互參照 |
在 一般 工具列上，按一下 顯示／隱藏55 關閉格式標記。
在 一般 工具列上，按一下 儲存檔案56 以儲存文件。
按一下文件視窗上的 關閉視窗 以關閉 MarkEntry57 文件。
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在 一般 工具列上，按一下 開啟舊檔37 顯示 開啟舊檔 對話方塊。
瀏覽到硬碟中 SBS38 資料夾，按兩下 Word 資料夾／ CreatingTOC 資料夾／ MarkEntry 檔案，開啟39 MarkEntry 文件。
在目錄中，按住 Ctrl ，然後按一下項目「為什麼要製作堆肥」，第二頁顯示在文件視窗上。
選取標題「為什麼要製作堆肥」下方第一句中的文字「有機原料」。
按一下40 插入 功能表／ 參照 ；並按一下 索引及目錄 顯示 索引及目錄41 對話方塊。
按一下 索引 標籤。
| 索引及標籤對話方塊選取索引標籤 |
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建立及修改目錄
範例檔案11
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26
到目錄
更新目錄
開啟舊檔
整頁模式
Word利用文件上的標題樣式辨識目錄項目，當您建立目錄時，第二層標題會縮排並顯示在第一層標題下方，再下一層的標題會以概要形式連續縮排顯示在下方。要建立並格式化目錄，您可以在 大綱模式 下指定標題及副標題，然後利用 插入6 功能表／ 參照 ／ 索引及目錄 。Word提供幾種預設的目錄格式，包括 古典的 、 正式的 及7 簡單的 ，預設的 正式的範本 合併您所使用的現有文件範本（Normal.dot或其他範本）目錄， 正式的範本 目錄設計第一層標題為大寫字母。
您也可以變更個別目錄樣式以自訂您的目錄格式，要修改目錄樣式，可以利用8 索引及目錄 對話方塊／ 目錄 標籤／ 修改 指令來開啟 樣式9 對話方塊，其中顯示九種目錄項目樣式，您可以設定Word文字樣式的同樣方式以設定目錄項目樣式。
假設您建立目錄後又改變文件及編頁，可以利用Word更新頁碼或更新整份目錄，當目錄顯示網底是指示Word將它視為獨立的欄位，每一個目錄項目會超連結到對應的標題，當您指向目錄項目，會出現提示工具顯示「目前文件 按下Ctrl鍵並按一下以追蹤連結 」，您可以按一下 Ctrl 鍵跳到與文章相對應的部分。
您可以格式化目錄就如同在其他Word文字所操作的方法一樣，選取文字然後套用格式屬性或樣式；如要編輯目錄文字，您可以編輯對應的標題，按一下目錄然後按一下10 F9 來更新，雖然您可以直接編輯目錄，但是我們建議您應先編輯標題然後利用 F9 更新目錄，如此目錄項目及標題文字才能正確配合。
在練習中，您將學習如何開啟標題樣式的文件，然後建立目錄；並藉由插入分頁符號及更新目錄改變文件內容。
範例檔案11
在 一般 區，選取19 格式 下拉清單中的 特別的 ，目錄格式顯示在預覽方塊上。
按一下 定位點前置文字 下拉清單，然後按一下虛線（清單上第三個項目），點狀定位點前置文字顯示在預覽方塊上。20
按一下 顯示大綱工具列 ，在文件視窗的 格式 工具列下方顯示大綱工具列。
按一下 確定21 ，Word會插入特別的格式目錄。
| 開啟Word文件並插入目錄 |
如果您在文件上有使用到圖片，可以利用 索引及目錄 對話方塊建立圖表，關聯到每一個圖片的標題會被用於建立圖表，就如標題用於建立目錄一樣。
下拉捲軸到第二頁，按一下標題「什麼是堆肥」的左邊。22
請按一下 插入 功能表／ 分隔設定 ，開啟 分隔設定 對話方塊，按一下23 確定 開啟新的一頁，標題「什麼是堆肥」即刻移到第三頁。
下拉頁面，按一下標題「如何製作堆肥」左邊，然後按一下 Ctrl + Enter 開啟新的一頁，標題「如何製作堆肥？」移到第四頁。
下拉到第五頁，然後選取「高溫或低溫」一行。
請您按一下24 格式 工具列／ 樣式 下拉清單，然後按一下 標題一 ，文字變成 標題一25 樣式。
在 大綱 工具列上，按一下 到目錄 鈕選取第一頁的目錄，然後上拉捲軸以顯示整個表格。目錄項目顯示灰色網底。
在 大綱 工具列上，按一下 更新目錄 顯示 更新目錄27 對話方塊，選取 只更新頁碼 選項。
| 顯示Word開啟更新目錄對話方塊28 |
按一下 更新整個目錄 選項，然後按一下 確定 。
| Word更新目錄29 |
您也可以按一下 F9 ，或從 插入 功能表重新開啟 索引及目錄 對話方塊，按一下30 確定 以更新目錄。
在 一般 工具列上，按一下 儲存檔 儲存文件。31
儲存檔案
如果您在法律文件，例如，法規、案件、法令及憲法條款上使用法律索引，也可以利用 索引及目錄 對話方塊以建立授權目錄，您標示的法律索引可用於建立全目錄，就如標題用於建立目錄一樣。
按一下文件視窗上的 關閉視窗32 關閉 TabContents 文件。
關閉視窗
26到目錄
更新目錄
開啟Word。
在 一般 工具列上，按一下 開啟舊檔 ，顯示 開啟舊檔12 對話方塊。
瀏覽到硬碟中 SBS 資料夾，按兩下 Word13 資料夾／ CreatingTOC 資料夾／ TabContents 檔案，開啟 TabContents 文件。14
按一下 整頁模式 切換到整頁模式，您可以看到頁碼並確認頁碼。
按一下 插入15 功能表／ 分隔設定 ，開啟 分隔設定 對話方塊，然後按一下 確定 ，在文件起始處開啟新的頁面。16
按一下 Ctrl + Home 將插入點置於文件開頭。
輸入「目錄」，然後按一下 Enter ，插入點會向下移動一行。
按一下17 插入 功能表／ 參照 ／ 索引及目錄 ，顯示 索引及目錄 對話方塊。
按一下18 目錄 標籤，顯示目錄設定。
| 索引及目錄對話方塊上選取目錄標籤 |
開啟舊檔
整頁模式
建立及更改索引
當您完成標記項目、次要項目及索引交互參照後，即可建立索引。在建立索引時，您要將插入點置於想要顯示索引的位置（通常是文件結尾），然後利用 索引及目錄 對話方塊格式化索引樣式並插入索引。Word建立先前標示在文件上的所有項目、次要項目及交互參照，並將它們顯示為特定格式。58
範例檔案
預覽列印 方塊顯示格式範本。
儲存檔案
關閉視窗
顯示／隱藏
開啟舊檔
70
粗體
在您建立索引、隱藏欄位代碼及隱藏文字前，要先確認文件頁碼是正確的頁碼，如果顯示 XE （索引項目）欄位，請按一下一般工具列上 顯示 ／ 隱藏 ，要隱藏段落標記，請按一下59 工具 功能表／ 選項 ／ 檢視 標籤，清除選取 段落標記60 核取方塊。
Word提供多個預設的格式化索引選項，就如格式化目錄一樣，您可以選取 古典的、新潮的、摩登的、項目符號、正式的 或 簡單的 樣式，您選取的格式會顯示在 預覽61 視窗上。您也可以定義 定位點前置字元 格式以將項目與關聯的頁數區隔，定位點前置字元可能是點線、虛線或實線。最後，決定是否利用 等階 索引或 階層 索引，62 階層索引 在主要項目下列出個別次要項目， 等階索引 在主要項目同一行列出次要項目。
當您建立及輸入索引後，Word會加上網底以指出獨立的欄位。若您要將所建立的索引格式化，可以按一下網底索引區的任何一處，然後就如同格式化其他文字一樣的方式來修改索引內容，您也可以利用 索引及目錄 對話方塊套用某種索引格式。要編輯索引文字，您可以按一下XE欄位代碼來移動插入點，然後編輯它就像編輯其他文字一樣，要刪除索引項目，您可以選取XE欄位代碼並按一下63 刪除 然後重新建立索引。按一下索引然後按一下 F9 ，或開啟 索引及目錄 對話方塊然後按 確定64 以更新索引。
在本練習中，您將學習如何建立及格式化索引，新增項目到索引中，並且更新索引。
範例檔案
預覽列印 方塊顯示格式範本。
按一下 欄 下拉清單直到方塊中顯示 175 。
在 類型 區按一下 階層 選項， 預覽列印76 方塊顯示格式樣本。
按一下 確定 ，索引顯示為一欄並包含縮排的次要項目。
| Word包含索引 |
下拉到文件最後一個部分，選取「堆肥」（最後算來的第三行）。77
按一下 插入 功能表／ 參照 ／ 索引及目錄 ，顯示78 索引及目錄 對話方塊。
如有必要，按一下 索引 標籤，按一下 項目標記 以顯示79 索引項目標記 對話方塊， 主要項目 方塊中顯示「堆肥」。
按一下 全部標記 ，按一下80 關閉 以關閉 索引項目標記 對話方塊， 之後所有的「堆肥」都標記為索引。
按一下 Ctrl+End 將插入點移到文件結尾。81
按一下索引任一處，按一下 F9 ，然後按一下螢幕空白處以取消選取索引，則索引會更新「堆肥」這個新的項目。
在 一般 工具列上，按一下 顯示／隱藏82 關閉格式標記。
| 重新格式索引的Word文件 |
在 一般83 工具列上，按一下 儲存 儲存文件。
按一下文件視窗上的 關閉視窗84 關閉 CreateIndex 文件。
儲存檔案
關閉視窗
顯示／隱藏
在 一般 工具列上按一下65 開啟舊檔 顯示 開啟舊檔 對話方塊。
瀏覽到硬碟中66 SBS 資料夾，按兩下 Word 資料夾／ CreatingTOC 資料夾／ CreateIndex67 檔案，開啟 CreateIndex 文件。
按一下 Ctrl + End 將插入點置於文件結尾，然後按一下 Ctrl + Shift + Enter68 插入新的一頁，插入點移到新一頁的起始處。
輸入「索引」，按 Enter 兩次，然後選取文字「索引」。
在 格式 工具列上，按一下69 粗體 ，選取 字型大小 下拉清單／ 18 。
按向下鍵兩次，插入點將下移到第三行。
按一下 插入 功能表／ 參照 ／71 索引及目錄 ，顯示 索引及目錄 對話方塊。
按一下 索引 標籤顯示索引設定。72
按一下 格式 下拉清單，然後按一下 正式的 以選取預設索引格式。
清除選取 頁碼靠右對齊73 核取方塊，將頁碼對齊索引項目左邊。
在 類型 區，按一下 等階 選項將次要項目縮排在索引中。
74
| 索引及目錄對話方塊 |
開啟舊檔
70粗體
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