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雜誌文---筆記八法:讓紀錄內容井然有序
2010/03/31 12:23
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經理人月刊 /  2010/02/04

*文/謝明彧

好筆記都有兩個特色:能判讀和簡化。掌握以下筆記選用、版面規畫、記錄方法等8要點,你也能做出簡明的筆記!

1.採用活頁式筆記本:方便調換內頁順序
匆忙趕進會場,隨手翻開筆記本,找到空白頁開始寫......日積月累之後,筆記內容的順序大亂,整理和翻閱都很麻煩。《筆記女王的手帳活用術》作者林珮玲建議,選用活頁式筆記本,就可避免這個問題。

活頁式筆記本不僅可以任意移動寫過的筆記頁,方便筆記本內頁的整理與分類,讓人不必每次做筆記,都得翻找上回記錄處,還可以任意抽換不同格式的活頁紙,讓筆記本運用更靈活。即使是講義或會議資料,林珮玲也建議以打孔機打孔後,與相關筆記頁面夾在一起,讓資料收納更有條理。

2.使用最普遍的活頁筆記本規格:26孔
在選購活頁式筆記本時,誠品文具管區副理湯如瑩建議,26孔版本是最佳選項,因為這是市面上最常見的規格,日後要換購不同的筆記紙內頁或活頁夾,不僅容易買到,選擇也多,使用上遠比6孔或32孔等版本更便利。

3.明確的表頭標記:X mark標記法
明確的表頭標記,是筆記不可或缺的基本功,市售筆記本多半已於頁面印妥供表頭標記的欄位,目的在於方便事後進行筆記內容的追蹤與管裡。

若手邊筆記本並無此欄位,可參考日本筆記術達人和田茂夫所建議的「X mark」標記法:在筆記頁上方畫一個X記號,順時針依序填上「主題」「相關資訊」(如與會人、資料來源、關鍵字等等)「日」「月」,方便日後翻閱時,能快速進行索引。

4.有效的版面配置:康乃爾筆記法
康乃爾筆記法(Cornell Method)是由美國康乃爾大學發展出來的筆記技巧,最大特色就是:把兩條線,以「歪基心的倒T字」組合,將版面切割為「一大兩小」3部分:左方小區塊用以記錄日期、主題、與會者等基本資料,右方大區塊用做記錄內容的主要範圍,下方區塊則做為補充資訊或個人想法的記錄區。

透過將版面切割為3個區塊,明確區分「基本資料」「筆記內容」「相關補充或個人意見」這3種資訊,可便於事後閱讀時一目了然。

5.預留空白位置:便於補充註記
林珮玲強調,一般人記筆記時最常犯的錯,就是把整張紙填滿,忘了留白。預留空白主要有兩個好處:
(1)方便補上臨時想到的相關資訊或心得,不但可以避免頁面上到處是拉線,顯得凌亂不堪,還可以避免隨手、隨處記下靈感,事後根本忘了記在哪裡;
(2)方便日後整理筆記時,可以寫下心得或相關延伸思考,讓筆記更完整。

6.抓出關鍵字:串字作文
在邊聽邊寫筆記時,無可避免地必須簡化內容,但如何做到「簡而不陋」,林珮玲建議採用「串字作文」的方式,先抓出關鍵字(例如重要人名、專有名詞、相關行動等等),並以「主詞+述語」的方式簡述彼此關係,待事後整理筆記時,再將所有關鍵字串在一起,透過「串字→詞→句→段→文」的延伸法,還原完整的敘述內容。

7.活用線條和圖解:呈現事物順序與關係
線條與圖解是簡化筆記內容非常好用的方法。和田茂夫表示,最常用的線條為「→」和「—」,可明確標示出事情的順序或物件彼此間的關係;最常用的圖解則是「○」和「□」兩種圖形,主要用以標示「物件」與「行動」。其他諸如長條圖、折線圖、圓餅圖等等,也是筆記時的好幫手,透過簡單的幾何圖形,就能闡釋原本需要大量文字敘述的資訊。

不過和田也強調,不管是線條或是圖解,描繪時只要能明確示意即可,沒必要過度講求精確和美觀,免得浪費太多時間在繪圖上,本末倒置。

8.依序記錄,寧可留空也別怕浪費紙
和田茂夫認為,筆記應從上至下按照主題依序記錄,並配合句子間的敘述邏輯適時換行,確保每句話的「記錄順序」都能被辨識,以便日後做整理時,能夠釐清哪些事情敘述在前,哪些發生在後。

千萬不要為了省紙,把整張紙抄成一片字海,事後還得逐句閱讀,才能找出資訊的順序性關連,徒然浪費時間與精力。

更多精采內容,請見《經理人月刊》2月號

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