優化校對流程縮短校對週期
2009/03/29 19:01
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按照傳統的校對流程，圖書要經過「三校、兩核、兩整理」才能付印，在整個圖書出版週期中，佔用時間較多。近年來，由於出版業的快速發展和激烈競爭，市場對圖書出版週期的要求越來越短。面對新的形勢，圖書校對應在保證圖書品質的前提下，透過流程優化縮短校對週期。
1.傳統校對流程及存在問題
稿件經過排版公司排完後，送達出版社校對科開始進行校對。本文以某出版社校對科校對一本45萬字的稿件為例來說明傳統校對流程。
稿件進入校對科後，校對科長根據稿件情況，對稿件的數量、進度、品質、校次等進行安排和監控。首先按稿件的類型選擇合適的外校（以社外校對社為佳）進行「一校」，由於是多人同時分批校對，需3天時間完成；「一校」完成後返回校對科進行檢查、登記，再選擇另外的校對社進行「二校」，需要3天時間完成；「二校」完成後校樣回到校對科等待責任校對進行「全書整理」，需要3天時間；之後由責任校對送編輯處解決有疑惑的問題，需2天時間；責任編輯看完後返給責任校對，責任校對再一次核查校樣存在的問題是否徹底解決，需1天時間；完成後退回排版公司改版，需2-3天時間；改版完成後送校對科，校對科當天再請有資格的終校人員進行「第一次核對」和「終校」， 分別需要2天和3天時間；之後校樣回到校對科由責任校對進行「二次核對」「二次整理」，分別需要5天和7天時間；之後責任校對將稿件送編輯處解決問題、簽字確認是否可以最終付印。以上過程總共需要35天時間。如果終校樣在編輯看後仍有改動，則需退回排版公司改版，並由責任校對核紅後再付印，總共需要38天。另外，由於每一名責任校對常常要同時核對及整理幾本稿件，因此在整理某部稿件時，其餘稿件就要排隊等候，有統計表明每本書平均要增加等候時間3-5天。
從整個校對流程來看，終校前以及「二次整理」後所進行的作業都不是制約週期的關鍵因素。終校前的作業一般依靠外校力量完成，一本稿件通常由多名校對人員核校，因此，如果需要，可以透過增加外校人員數量的方式縮短週期。「二次整理」後的校對任務主要是「核紅」，工作量少，所需時間也少，因此不會成為週期制約因素。導致校對週期延長的主要環節是「二次核對」和「二次整理」。這兩個環節均由責任校對一人獨立完成，不僅要核對整部書稿，還要進行仔細整理，勢必佔用較多的工作時間，加之每一位責任校對在一般情況下會同時運作幾部書稿，由此產生的等候時間也造成週期延長。此外，隨著磁片稿逐漸增多，校對的重點由「校異同」轉為「校是非」，如果仍然採用以「校異同」為核心的傳統校對流程，必然有些環節是不增值作業。
2.對傳統校對流程的改進
對傳統校對流程的改進首先應區分磁片稿與手寫稿，分別採用不同的校對流程。對手寫稿，傳統的校對流程依然適用。對磁片稿，要制定「排版公司對紙質列印稿和所附磁片的使用情況回饋表」，校對前透過「回饋表」做出磁片稿與紙質列印稿是否相符的判定，再決定採取何種校對流程。對於盤文相符、改動不大的磁片稿，透過「一校」後的差錯情況判定是「退廠改版」還是繼續終校。對「一校」後改動不大的磁片稿，可以直接進行「終校」，即使「終校」後有部分改動，也可採取部分或全部退廠改版再行核紅的辦法把握品質。此外，可針對磁片稿「異同」差錯少、「是非」差錯多的特點，引入電腦校對軟體檢查「是非」差錯，因此，可以將3個人工校次改為2個人工校次，並增加1個電腦校對的校次，以提高校對品質，縮短校對週期。其次，理論上可以將責任校對的核對和整理工作分解為多人進行，但實際工作中由於責任的緣故，整理工作必須由責任校對負責，因此在實際操作中可選擇將「責任校對的二次核對」向前移給分校人員，來改進生產過程的平衡。同時，進一步加強計劃性，減少責任校對操作中的排隊等候時間。對承擔校對及核對的人員從數量上和從業資格上適當進行調整，以保證各校次的品質和校對所需時間的準確性，減少不必要的返工和計畫的不確定性。
從改進後的校對流程圖可以看出，不管是磁片稿還是手寫稿都增加了「電腦校對」，提高了校對品質。流程圖改進後，對於手寫稿件，由於將「二次核對」從責任校對處分離出來，使原本責任校對需要5天時間完成的工作縮短到2天。對於磁片稿，由於根據磁片檔品質回饋表和一校後的差錯率判定，優化了流程，使對應於原來的12個步驟縮減到6個步驟，因此大大縮短了週期。同時，由於環節減少，稿件的排隊等候大大減少。
經過校對流程的合理 安排，在社內校對人員數量不變的情況下，手寫稿校對週期由原來的35天縮短到30天，磁片稿的校對週期由原來的35天縮減到17天。由以上分析可以看出，隨著電腦排版、電腦校對等高科技的開發利用，出版校對流程可以更科學合理地安排，達到保證校對品質、縮短出書週期的目的。
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