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如何處理會辦意見
2020/12/04 19:46
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如何處理會辦意見
        授課時,有人詢問會辦單位如何表示意見?在何處簽章為宜?再者,有網友提問:主辦單位對於會辦單位的意見,使用「感謝貴單位協辦」或「敬悉」二字,覺得有些奇怪,期望解惑。以上兩個問題,有詳予說明之必要。
        依《文書處理手冊》29.1.規定:「凡案件與其他機關或單位之業務有關者,應儘量會商。」公文須會其他單位表示意見,十分普遍。常見的會辦方式,除簽稿送會外,還有持稿當面會商,或用書函、便箋(條)、電郵…等簡易公文,先行徵詢意見;若送會單位較多時,採用「簽稿會核單」,並視案情需要採順會或並會方式。另外,組織內如有例會且須會三個單位以上者,亦可在會中提出,經決定作成紀錄後,無須逐一送會。
        再依《文書處理手冊》33.2.規定:「各單位於其他單位送會之簽稿,如有意見應即提出,如未提出意見,一經會簽,即認為同意,應共同負責。」對於主辦單位的簽稿,會辦單位可作以下之表示:
    一、認同主辦單位意見時,通常使用「敬表同意」四字,或逕予簽章。會畢還返後,主辦單位無須再表示意見,逕送長官核判。
    二、認同主辦單位意見但有若干補充時,主辦單位可針對補充意見,略加說明,例如:「○○單位意見,本○配合辦理。」再送長官核判。
    三、會辦單位有不同意見,主辦單位認同時,除註明類似:「○○單位意見,本○已納入簽稿內。」並應將原簽稿加予綜合修改(註一),再送長官核判。
    四、會辦單位有不同意見,主辦單位無法認同時,雙方必須進行協商;若數個會辦單位都有不同意見,可請長官指派人員臨時召開協調會,迨意見一致時,作成紀錄陳請長官核閱。主辦單位再據以修改原簽稿上陳,無須逐一送會。
        以上四種方法,為實務上所常見;惟為避免造成「公文旅行」(註二),可先與會辦單位協商,取得共識後,再撰擬簽稿送會,以免雙方「會來會去」而稽延時日。另外,無論主辦單位或會辦單位,所訴求對象均為核判該公文的長官;因而,當會辦單位認同主辦單位意見時,主辦單位無須再簽註:「感謝貴單位協辦」或「敬悉」等類似彼此對話之文字;必要時,可簽註:「○○單位同意簽稿意見」等文字。
        公文如採線上簽核,可仿照「簽稿會核單」(如附圖一)隨文送請會辦單位表示意見;若採紙本公文簽核,可按《文書處理手冊》附錄6圖示(如附圖二),在空白處虛分為三部分,左邊為承辦單位;中間為會辦單位;右邊為決行(批示)者,並採由上而下依序簽署;必要時,可在中間起頭處寫「敬會」二字,並將所要會辦的單位逐一填列。

    附帶一提的是:公文會辦業務相關之詞眾多,茲說明如下:
一、會辦、送會、會商:三詞意義相似,都指簽稿會請他單位表示意見。
二、會簽、會核、會稿:會簽及會核都是在擬辦階段,請他單位表示意見;會稿是在擬稿階段,請他單位表示意見。
三、順會、並會:會辦有兩個單位以上者,依序會辦稱「順會」,影印若干份同時送會稱「並會」。
四、內會、敬會:承辦單位內的會辦稱「內會」,會請其他單位表示意見稱「敬會」。

註一:參閱【結簽】乙文。
註二:參閱【公文旅行】乙文。

附圖一:簽稿會核單。若送會單位較多時,採用「簽稿會核單」,並視案情需要採順會或並會方式。

附圖二:簽辦公文時,可在空白處虛分為三部分,左邊為承辦單位;中間為會辦單位;右邊為決行(批示)者,並採由上而下依序簽署。

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1樓. abby
2020/12/08 10:08

夏老師 您好,

於電子公文中,承辦單位收到來文後,會進行擬稿簽核。

而後如有會辦,會辦單位是否可以「擬意見」?還是應該稱為「簽意見」?

又會辦單位主管如果同意會辦單位的意見,是否可以寫「擬如(會辦單位)所擬」?

謝謝

會辦單位當然可以「簽意見」,會辦單位的意見有「同意」、「不同意見」及「補充意見」。送還後,主辦單位要針對會辦單位意見綜合修改。至於會辦單位的意見,乃是會辦單位承辦人及其主管一致的看法,會辦單位主管自然不能寫「擬如(會辦單位承辦人)所擬」。 夏老師2020/12/08 22:17回覆
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